Saber como calcular o custo de mão-de-obra é essencial se você quiser executar uma operação lucrativa, uma vez que a mão-de-obra é de longe a maior despesa que a maioria das empresas enfrenta. Os custos específicos variam de acordo com a indústria, mas na maioria dos campos, eles representam cerca de 60% do total das despesas. Em março de 2020, a média dos trabalhadores não governamentais custava aos empregadores $37,73 por hora trabalhada. Para os trabalhadores do governo, esse número salta para $52,45 por hora.
Se você não tiver uma fórmula de custo de mão-de-obra confiável, não há como saber quanto cada funcionário adicional realmente custa à sua organização. Sem essa informação, é impossível projetar com precisão suas capacidades atuais e futuras de contratação. Você não pode fixar o preço adequado dos seus bens ou serviços se você não souber o custo da mão-de-obra associada à sua produção.
Embora o cálculo dos custos de mão-de-obra possa parecer simples, muitas empresas adoptam uma abordagem demasiado restrita, limitando-se a contabilizar o custo dos salários dos funcionários. Isto faz parte da fórmula do custo de mão-de-obra, mas o seu verdadeiro custo de mão-de-obra inclui toda a gama de despesas associadas com a atracção, o alojamento, o treino e a retenção dos seus empregados. Isso também inclui impostos, pacotes de benefícios e outras despesas associadas aos empregados, como espaço e equipamentos.
Aqui, vamos falar mais sobre a importância de saber calcular o custo de mão-de-obra de forma completa e precisa e dar-lhe uma repartição confiável de cada despesa que você deve considerar.
Por que calcular o custo de mão-de-obra?
Você não assinaria um contrato para um novo espaço de escritório sem fazer as contas para ver se você poderia pagar o aluguel mensal, certo? Da mesma forma, você não deve contratar um novo funcionário antes de avaliar completamente se os benefícios de contratá-los serão superiores ao custo financeiro.
À medida que as empresas crescem, muitas se deparam com problemas quando superestimam suas necessidades de pessoal e subestimam o verdadeiro custo da mão-de-obra. No melhor dos casos, isso acaba prejudicando os lucros, e no pior dos casos, resulta em ter que demitir pessoas.
Usar uma fórmula de custo de mão-de-obra lhe dá um valor em dólares preciso para o que cada hora de trabalho custa diretamente à sua organização. Com este número em mente, é muito mais fácil calcular quantos empregados a tempo inteiro e a tempo parcial você pode trazer a bordo, em vez de adivinhar.
Conhecer os seus custos de mão-de-obra ajuda-o a definir preços óptimos, o que maximiza os seus lucros. Se você subestimar seus custos de trabalho, você estabelecerá preços muito baixos e acabará com margens que não são viáveis para se manter no negócio. Se sobrestimar os custos de mão-de-obra, estabelecerá preços demasiado altos e não será capaz de competir eficazmente no mercado. Os custos de mão-de-obra devem ser considerados juntamente com o custo dos produtos vendidos quando você estiver decidindo quanto cobrar.
Finalmente, o cálculo dos custos de mão-de-obra ajuda você a identificar vazamentos de receita que estão consumindo seus ganhos. Alguns exemplos incluem o uso do telefone celular dos funcionários, quilometragem do veículo da empresa e custos de contratação. O monitoramento das tendências de gastos nestas áreas também pode ajudá-lo a sinalizar possíveis fraudes.
Como calcular o custo de mão-de-obra
Agora que estabelecemos o porquê de obter uma leitura precisa sobre seus custos de mão-de-obra, aqui estão seis categorias de despesas que você precisa considerar em sua fórmula de custos de mão-de-obra.
Recrutamento
Você começa a acumular custos de mão-de-obra antes mesmo de contratar seu primeiro empregado. Afinal, custa dinheiro manter um website, promover listas de empregos, participar de feiras de emprego e conduzir outras atividades de recrutamento. Algumas funções de nicho podem custar-lhe mais para preencher, enquanto outras funções como posições de nível básico podem custar menos. O valor médio que custa atrair um funcionário para qualquer função é conhecido como custo por contratação.
Os custos de recrutamento são calculados pela soma de todas as suas despesas de recrutamento internas e externas. Algumas despesas de recrutamento comuns a incluir no seu cálculo são os honorários do conselho de emprego, verificação de antecedentes, testes de drogas, feiras de carreira, instalação e manutenção da sua página de carreiras, e honorários pagos aos recrutadores.
Salários
Esta é a despesa mais óbvia dos funcionários, e é bastante simples. Este é o custo total dos salários ou salários por hora que você paga a todos os seus funcionários.
Certifique-se de que qualquer unidade de tempo que você está usando para medir os custos salariais – olhando tipicamente o custo do emprego por um ano inteiro é o simples – você está usando o mesmo período de tempo para todas as outras categorias descritas aqui.
Benefícios e Seguro Saúde
Os benefícios do empregado são outra grande despesa relacionada com a mão-de-obra. Dos 37,73 dólares do custo horário do empregado, já lhe falamos anteriormente, 11,82 dólares desse valor era composto de benefícios. Isso é cerca de 30%.
Generalmente falando, quanto mais empregados você tiver, menos seus benefícios irão custar por empregado. Os prêmios do seguro de saúde, contribuições de aposentadoria do empregador, taxas administrativas do programa de aposentadoria, tempo livre pago e pagamento suplementar como horas extras devem ser todos incluídos no seu cálculo de benefícios.
Impostos sobre o emprego
Para cada pessoa que você emprega, a sua empresa suporta uma carga tributária. Este é composto pelo imposto de renda federal, Previdência Social e Medicare, e desemprego. O imposto de renda federal é retido do salário do empregado, portanto não estamos incluindo-os aqui (pois eles já estão cobertos como parte da categoria salarial acima).
Impostos da Previdência Social e do Medicare também são retidos do salário do empregado, mas o empregador é responsável pelo pagamento de uma quantia correspondente em cima disso. Os impostos federais de desemprego são pagos estritamente pelo empregador. Para calcular a sua parte da despesa para cada um desses impostos, use a orientação da Receita Federal aqui descrita.
Treinamento
Novos funcionários não são tipicamente produtivos fora do portão. Pelo contrário, você vai gastar algum tempo e dinheiro treinando-os, e esses custos devem ser levados em conta em suas despesas trabalhistas. De acordo com um relatório da revista Training, as empresas americanas gastam em média US$1.075 por funcionário em treinamento.
Ao somar seus custos de treinamento, considere viagens, materiais de treinamento, equipamentos, software e outros programas digitais, e pagamento por ajuda externa. Se você quiser ser super preciso, você também pode incluir a perda de produtividade, ou seja, a quantidade de dinheiro que você não está ganhando porque o funcionário ainda não é totalmente produtivo. Estes números podem estar mais facilmente disponíveis em alguns campos, como vendas, enquanto não são tão quantificáveis em outros, como negócios baseados em serviços.
Overhead
Você provavelmente está familiarizado com despesas gerais como aluguel e serviços públicos, e você pode estar pensando que estas são uma despesa separada dos custos de mão-de-obra. Na verdade, porém, os seus custos indiretos estão diretamente ligados ao número de funcionários que você tem. Quanto mais pessoas você contratar, por exemplo, mais escrivaninhas você precisará e mais espaço quadrado você precisará, então faz mais sentido incluir os custos indiretos como parte dos custos de mão-de-obra.
Alguns itens a considerar nos seus custos gerais incluem o custo do seu espaço físico de trabalho (hipoteca ou aluguer), impostos sobre a propriedade, serviços públicos, material de escritório, equipamento e manutenção. Se você fornecer veículos da empresa, telefones celulares, laptops ou outros dispositivos para uso dos funcionários, estes também devem ser incluídos.
Custos adicionais a considerar
Além dos custos regulares e recorrentes cobertos acima, não se esqueça de trabalhar em custos flexíveis, como mão-de-obra sazonal ou temporária, e custos ocasionais que só aparecem ocasionalmente, como bônus de férias.
Tambem, considere o custo de contratados como designers gráficos freelance ou consultores, tendo em mente que essas despesas podem realmente diminuir à medida que você adiciona funcionários (como se você trouxer um designer gráfico interno para eliminar a necessidade de terceirização).
Fórmula do custo do trabalho
Após ter lidado com todas as categorias acima, é hora de adicioná-las.
- Para calcular seu verdadeiro custo de mão-de-obra, totalize as despesas nas categorias acima e divida a soma pelo número de funcionários que você possui. Isso lhe dará o custo por empregado por ano (ou qualquer unidade de tempo que você tenha liquidado).
- A seguir, você quer dividir esse custo por hora. Para fazer isso, divida o custo por empregado do passo 1 pelo número de horas trabalhadas por ano. Assumindo uma semana de trabalho de 40 horas com duas semanas de férias pagas, a maioria dos empregados trabalha cerca de 2.000 horas por ano.
- Este é o seu verdadeiro custo de mão-de-obra por hora.
Usando este número, você pode facilmente fazer as contas para entender quanto cada empregado adicional em tempo integral ou parcial irá adicionar à sua folha de despesas a cada ano e, por sua vez, ver se é uma despesa viável.
Quickbooks oferece uma ótima ferramenta gratuita para ajudar você a realizar este cálculo digitalmente. Você pode encontrá-lo aqui.
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Como você pode ver, há muito a considerar quando você está decidindo quantas pessoas você precisa contratar e que funções priorizar. A não previsão adequada das suas necessidades de pessoal pode resultar em perda de lucros e atraso na produtividade. 4 Corner Resources pode ajudá-lo a mapear um plano de pessoal que atenda às necessidades da sua organização e faça sentido para o seu orçamento.
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