10 Passos para Organizar uma Reunião Familiar com Sucesso

Se você está esperando uma dúzia de primos ou várias centenas de parentes, planejar uma reunião familiar significativa, memorável e divertida é um desafio. Leva tempo, habilidades de organização e senso de humor. Estes 10 passos vão ajudar a fazer do seu reencontro um sucesso – e mantê-lo são.

Faça um plano.

Comece escolhendo uma data e um local. O planejador profissional Bill Gunkel of Reunions Unlimited recomenda que você comece a planejar com pelo menos 12 meses de antecedência. Seu melhor primeiro passo, diz ele, é enviar questionários aos membros da família para receber informações sobre quando, onde e o que eles querem.

Reunir um comitê para selecionar três datas e locais possíveis. Envie questionários pedindo aos membros da família para classificar as opções. Embora você não possa atender as necessidades de todos, uma pesquisa é a melhor ferramenta para descobrir o que funciona para a maioria dos parentes.

Recrutar e delegar.

Ninguém pode gerenciar todos os aspectos de uma reunião familiar. Cercar-se de membros capazes e entusiásticos do comitê. Como presidente, você supervisionará o evento, cuidará da comunicação entre os comitês, coordenará os voluntários – e ocasionalmente jogará como pacificador.

Para pequenos eventos com 20 ou 30 pessoas, você precisará apenas de alguns voluntários. Os grandes eventos requerem mais voluntários e comitês.

Trabalhos de reunião

• Director financeiro: trata da conta corrente da reunião, mantém o orçamento, faz compras
• Ligação de alojamento: encontra alojamento e negoceia descontos de grupo
• Director de alimentação: trabalha com o fornecedor ou trata da sorteio
• Oficial de correspondência: comunica com familiares
• Diretor de entretenimento: organiza atividades para uma variedade de idades
• Oficial de reservas: rastos de quem está vindo
• Aquisição de lembranças: reúne lembranças para exibição
• Comitê de boas-vindas: faz etiquetas com nomes, agendas e sinalização; registro de homens; ajuda as pessoas a se misturarem

Criar um centro de comando.

Uma reunião gera papelada: Mesmo com subcomitês, o presidente da reunião precisa de cópias de informações pertinentes, como contratos com fornecedores de alimentos, informações de registro atualizadas e detalhes de hospedagem.

Você pode manter tudo em uma pasta de arquivo simples, ou você pode querer pastas separadas para cada comitê em uma caixa de arquivo. Mantenha seus registros organizados – você os consultará com freqüência

Build um orçamento.

Custo pode ser um grande fator no atendimento, diz Katy Anderson, dona do Reunion Masters em San Jose, Califórnia. “Mantenha os seus custos baixos ou tente dar à família muito tempo para fazer o orçamento.” Ela recomenda 12 a 18 meses.

Dê uma ideia do preço na primeira comunicação sobre a reunião. Para reuniões mais baratas, como cruzeiros, Anderson sugere oferecer opções de pagamento mensal.

Em uma atualização posterior, pedir a cada família para participar de uma quantidade definida de dinheiro inicial é uma boa maneira de compensar os custos de inicialização. Obtenha mais massa com projetos de captação de recursos e inclua atualizações financeiras nos mailings.

Prepare um plano de reserva.

Se a sua reunião será no exterior, reserve um pavilhão que possa acomodar todos os participantes em caso de tempo inesperado. Empacote alguns jogos de tabuleiro ou artesanato que as crianças possam fazer dentro de casa.

Encerrar a palavra.

Enviar os convites o mais cedo possível. Se você deseja enviá-los pelo correio você pode optar por um simples folheto, um cartão ou cartão postal, ou um elaborado boletim informativo familiar. Uma opção ecológica é um convite entregue via e-mail de Evite ou Punchbowl.

Meanwhile, go online to relay information and incite interest. Você pode criar uma página privada de eventos no Facebook e convidar pessoas para participar, ou colocar alguém encarregado de enviar atualizações simples por e-mail de vez em quando. Outra idéia é usar um site centrado na família, como Geni, como um centro de mensagens.

Inclua trivialidades familiares em suas comunicações! Encoraje parentes a enviar histórias, ideias e actualizações para os mailings. Este envolvimento frequentemente leva a um melhor atendimento.

Obter algo para todos.

Oferecer uma gama de atividades para atender a idades e interesses variados. Você também pode ter passeios opcionais como golfe, viagens ao shopping ou excursões a locais históricos.

Para crianças, procure uma mistura de atividades ao ar livre e de interior. Os adolescentes podem organizar os jogos das crianças mais novas.

Comece com um estrondo.

Linda Johnson Hoffman, autora de The Reunion Planner (Editora Goodman Lauren), sugere quebra-gelos para dar início à reunião. “Envolver todos à medida que chegam é essencial para definir o tom certo”, diz ela.

Atividades de quebra-gelo

• Dêem as boas-vindas aos convidados que chegam.
• Criem uma árvore genealógica em branco e façam cada membro preencher as suas informações.
• Disponham uma agenda de atividades para que ninguém fique de fora.
• Criar banners de boas-vindas
• Dêem livre, como canetas impressas ou blocos de notas, no registo

Partilhar a história da sua família.

Não importa quão diferentes sejam os seus parentes, a sua herança familiar é uma coisa que todos têm em comum. Celebre-o, colocando fotos antigas e memorabilia. Incorporar comida, música e decorações da terra ancestral da sua família.

Utilizar a oportunidade de fazer um álbum de fotos de família (todos trazem fotos e criam uma página), um livro de histórias de família, um vídeo de imagens de reunião, ou um livro de receitas familiares.

Manter o ímpeto.

Após a reunião, planeje manter o contato até a próxima. Boletins de família e websites são ótimos para isso. Recrute voluntários para enviar uma newsletter, criar e monitorar uma página no Geni ou Facebook, ou construir um belo site de história da família (podemos mostrar como)!

>

Leituras Relacionadas

Uma versão deste artigo apareceu na edição de abril de 2001 da Revista Árvore Familiar.