Dokumenty Google jsou jednou z mála online aplikací, na kterých jsem při své každodenní práci velmi závislý. Stejně jako miliony dalších lidí ji používám k psaní, úpravám, spolupráci a archivaci dokumentů.
O pohodlí, které Dokumenty Google poskytují, není sporu, ať už jste profesionální spisovatel, account manažer, akademický výzkumník nebo jen náhodný člověk, který si dělá soupis svých myšlenek.
Ale stejně jako každá jiná užitečná technologie mohou i Dokumenty Google způsobit nežádoucí problémy se zabezpečením a ochranou soukromí. Pohodlí Dokumentů Google často vede uživatele k tomu, že poleví v ostražitosti a ignorují bezpečnostní problémy. Pokud používáte Dokumenty Google k ukládání obchodních tajemství, příštího bestselleru nebo budoucí oceněné výzkumné práce, zde je několik tipů, které zajistí bezpečnost vašich dokumentů.
Několik poznámek k zabezpečení Dokumentů Google
Než se pustíme do našich tipů k zabezpečení Dokumentů Google, je třeba něco objasnit. V tomto díle se budu zabývat způsoby ochrany vašich Dokumentů Google před neoprávněným přístupem.
Nebudeme se zabývat skenováním vašich dokumentů a vytěžováním vašich dat společností Google za účelem trénování algoritmů umělé inteligence nebo zobrazování personalizovaných reklam. Předpokládám, že už víte, že když neplatíte, jste produktem vy.
Nejde ani o řeči o tom, že Google sdílí vaše data s vládními agenturami. I to je téma na samostatný příspěvek o digitálních právech a regulaci soukromí.
A nakonec nebudu rozebírat bezpečnostní incidenty a narušení dat v datových centrech společnosti Google. To jsou skutečné obavy, ale podle mých zkušeností má společnost Google jedny z nejsilnějších bezpečnostních postupů. K většině bezpečnostních incidentů týkajících se Dokumentů Google dochází kvůli nedbalosti uživatelů a zneužívání vlastních bezpečnostních funkcí společnosti Google.
Pokud se chcete vyhnout firemnímu nebo vládnímu špehování a sledování, přečtěte si náš příspěvek o šifrování celého svého života. Pokud máte zájem o zabezpečení svých Dokumentů Google, čtěte dále.
Poznámka: Všechny tipy v tomto příspěvku platí také pro Tabulky a Prezentace Google.
Nepoužívejte sdílení odkazů v Dokumentech Google, pokud to není nezbytně nutné
Jednou z nejlepších funkcí Dokumentů Google je jejich sdílení s kolegy a spolupráce na nich. Google podporuje dva režimy sdílení: sdílení odkazů a individuální sdílení.
Individuální sdílení vyžaduje, abyste výslovně udělili přístup každému uživateli, který má mít k dokumentu přístup. Když zapnete sdílení odkazů, bude k němu mít přístup každý, kdo má odkaz na váš dokument Google.
Jak jsme již na těchto stránkách uvedli, sdílení odkazů v Dokumentech Google je pohromou pro soukromí. I když si dáte pozor, abyste odkaz na dokument sdíleli pouze s relevantními osobami, existuje několik způsobů, jak mohou nezvané osoby získat přístup k vašemu Dokumentu Google. Například když kliknete na odkaz v textu dokumentu Google, analytický systém webové stránky, na kterou jste přesměrováni, zaregistruje adresu URL vašeho dokumentu. Vlastník pak bude moci otevřít váš Dokument Google.
Špatné používání sdílení odkazů v Dokumentech Google je dokonalým příkladem špatného „zabezpečení skrze nejasnost“.
V mnoha případech uživatelé zapnou sdílení odkazů, protože lidé, se kterými chtějí pracovat, nemají účet Google. V režimu explicitního sdílení Dokumenty Google vyžadují, aby každý uživatel, který chce k dokumentu přistupovat, měl účet Google.
V tomto případě se stále domnívám, že bezpečnostní kompromis zapnutí sdílení odkazů v Dokumentech Google nestojí za pohodlí rychlého zpřístupnění dokumentu kolegovi. Naštěstí společnost Google nevyžaduje, abyste měli účet Google Gmail nebo G Suite. Každý si ho může vytvořit pomocí svého stávajícího osobního nebo firemního e-mailu v několika jednoduchých krocích.
V případě, že si váš kolega nebo kolegové nemohou nebo nechtějí vytvořit účet Google pro přístup k vašemu dokumentu Google, doporučuji stáhnout ho jako dokument Microsoft Word (.docx) a poslat jim ho jako přílohu e-mailu. Zbavíte se tak sice možnosti spolupracovat na dokumentu, ale zajistíte, že vaše Dokumenty Google budou zabezpečeny proti neoprávněnému přístupu.
Proč tedy mají Dokumenty Google sdílení odkazů? Osobně se setkávám s velmi málo případy, kdy chci zapnout sdílení odkazů. Ale v případech, kdy máte veřejný dokument, například tiskovou zprávu nebo oznámení, pak je použití sdílení odkazů opodstatněné. Ale i pro takové případy obvykle existuje lepší místo pro zveřejnění dokumentu, například webové stránky vaší společnosti.
Závěrem: Sdílení odkazů v Dokumentech Google je velmi nezabezpečené! Používejte ho střídmě, pokud vůbec.
Používejte Skupiny Google, pokud chcete hromadně sdílet
Uživatelé mi někdy říkají, že zapínají sdílení odkazů, když musí sdílet několik Dokumentů Google s mnoha lidmi, i když obsahují důvěrné a soukromé informace. Jako výmluvu pro ohrožení bezpečnosti svých dokumentů uvádějí, že neexistuje efektivní způsob, jak dokument sdílet s tolika lidmi. To platí zejména pro pracovníky na volné noze a lidi, kteří nemají firemní doménu a nemají k dispozici sadu G Suite nebo jiné nástroje pro vytváření firemních pracovních skupin.
Google však již má starý nástroj, který vám pomůže vytvářet a spravovat pracovní skupiny. Skupiny Google, které byly spuštěny v roce 2001, ztratily v posledních letech velkou část své popularity. Stále se však jedná o velmi užitečný nástroj pro spolupráci pomocí bezplatné verze Dokumentů Google, Disku a dalších kreativních nástrojů Google.
Abyste nemuseli zapínat sdílení odkazů a narušovat soukromí a bezpečnost svých Dokumentů Google, můžete vytvořit Skupinu Google a přidat do ní všechny osoby, se kterými chcete spolupracovat. Můžete mít různé skupiny pro různé úkoly a projekty. Pokaždé, když budete chtít spolupracovat na novém dokumentu, místo ručního zadávání nebo kopírování/vkládání všech e-mailových adres kolegů (nebo zapínání nebo bezpečnostně noční můry funkce „sdílení odkazů“) stačí sdílet e-mailovou adresu příslušné skupiny nebo skupin. Získáte tak přístup ke všem lidem, kteří jsou členy těchto skupin, aniž by bylo ohroženo zabezpečení vašeho Dokumentu Google.
Abyste měli jistotu, že Skupiny Google neohrozí zabezpečení vašich Dokumentů Google, proveďte následující opatření:
Pravidelně spravujte své Skupiny Google. Pokud je jedna osoba mimo tým, odstraňte ji ze skupiny Google. Tím jí okamžitě zrušíte přístup ke všem dokumentům Google sdíleným s touto skupinou. Vždy se ujistěte, že jsou vaše Skupiny Google aktuální, abyste zabránili starým uživatelům využívat jejich zbývající přístup k Dokumentům Google.
Také se ujistěte, že vaše Skupiny nejsou veřejné, pokud to není výslovně zamýšleno. Osobně doporučuji nastavit viditelnost Skupiny na „pouze pro členy“ a zásady připojování na „pouze pro pozvané“. Tím zajistíte, že budete mít plnou kontrolu nad bezpečností svých Dokumentů Google a nad tím, kdo k nim má přístup.
Skupiny Google jsou velmi užitečným nástrojem, který může snížit režii správy zabezpečení vašich Dokumentů Google tím, že vám poskytne centrální centrum správy přístupu.
Vypnutí práv na sdílení editorů
Pokud uživateli ve výchozím nastavení udělíte práva na úpravy vašich Dokumentů Google, bude moci dokument sdílet další uživatelé. To může připravit půdu pro náhodné (nebo úmyslné) bezpečnostní nehody. Redaktoři mohou nakonec dokument sdílet s lidmi, kteří by k němu neměli mít přístup.
V rámci osvědčených postupů zabezpečení minimálních práv by společnost Google měla toto právo odstranit a povolit ho pouze v případě, že uživatel chce výslovně udělit práva pro správu přístupu svým redaktorům. Naštěstí jej můžete vypnout. Najdete ho v pokročilém nastavení sdílení. Povolením zaškrtávacího políčka „Zabránit editorům ve změně přístupu a přidávání nových osob“ zajistíte, že vaši editoři nebudou moci dát přístup k dokumentu nezvaným osobám.
Když už budete v tom, doporučuji také povolit zaškrtávací políčko „Zakázat možnosti stahování, tisku a kopírování…“. Prohlížečům sice nezabrání v krádeži vašich dokumentů, ale rozhodně jim to ztíží.
Zabezpečte svůj účet Google
Jedním z klíčových přehlížených opatření na ochranu vašich Dokumentů Google je zabezpečení vašeho účtu Google. Nezabezpečený Gmail, který se stane obětí phishingového nebo spear-phishingového útoku, okamžitě poskytne hackerům přístup ke všem vašim Dokumentům Google. (I když upřímně řečeno, pokud bude váš Gmail hacknut, budete mít pravděpodobně větší problémy, než je zabezpečení Dokumentů Google.)
Výběr silného hesla pro váš Účet Google je dobrým začátkem pro zabezpečení vašich Dokumentů Google. Dlouhá a složitá hesla, jedinečná hesla a používání správců hesel jsou některé z technik, díky nimž bude váš účet odolnější proti zneužití. Pokud budete spravovat Dokumenty Google na cestách, buďte také velmi opatrní, pokud se rozhodnete připojit k veřejným sítím wi-fi v knihovnách, hotelech a kavárnách. Odposlech a útoky typu man-in-the-middle by mohly hackerům umožnit ukrást vaše heslo a získat přístup k vašim dokumentům.
Mým osobním doporučením je zapnout dvoufaktorové ověřování a zabezpečit svůj účet fyzickým klíčem, například YubiKey, který Google podporuje již několik let. Fyzický bezpečnostní klíč zajistí, že vaše Dokumenty Google zůstanou v bezpečí i v případě, že se nějakému hackerovi podaří ukrást vaše heslo.
Zabezpečený účet Google je nedílnou součástí ochrany vašich Dokumentů Google. Bez něj žádný z dalších kroků, které jsme zmínili, nedokáže ochránit vaše důvěrné dokumenty před neoprávněným přístupem.
Tento článek byl přetištěn z blogu TechTalks, který zkoumá, jak technologie řeší problémy… a vytváří nové. Líbí se vám na Facebooku a sledujte je zde dole:
.