Jestliže jste profesionál a chcete být vnímáni jako profesionálové, musíte mít profesionální e-mailovou adresu. To přece dává smysl, ne?“
Představte si, že byste našli službu, kterou potřebujete, a pak zjistili, že jejich firemní e-mailová adresa byla Pokud byste byli zákazníkem, taková vlastní e-mailová adresa by rozhodně nepomohla získat vaši důvěru.
Je to tak jednoduché; stačí se vžít do situace zákazníků a vytvořit profesionální e-mailovou adresu, díky které nebude vaše firma působit naprosto neprofesionálně nebo dokonce jako podvodník.
Amelia přesně ví, jak nastavit a zpracovat profesionální e-maily, které jsou určeny pro vaše klienty. Ať už se jedná o cokoli – e-mail o schůzce nebo upomínku, můžete si nechat poradit.
Jak vytvořit profesionální e-mailovou adresu
Připravte si e-mailovou adresu jako tento švihák.
Projděme si v rychlosti některé věci, které byste měli při vytváření profesionální e-mailové adresy dělat (a některým byste se měli pokud možno vyhnout).
Používejte jméno své značky
Při vytváření obchodních e-mailů byste nikdy neměli používat jen generátor e-mailových jmen a hotovo. Musíte se nad tím zamyslet.
Jednou z nejlepších věcí je použití názvu vaší značky, aby byla snadno rozpoznatelná. Tímto způsobem je větší šance, že si vaši klienti vaše e-maily skutečně přečtou, pokud jde o rozesílání propagačních akcí a podobně, místo aby je označili za spam.
Zákaznický servis
Jakmile spustíte své webové stránky a poskytnete lidem všechny základní kontaktní informace, můžete očekávat, že se na váš zákaznický servis budou obracet nejvíce.
Z tohoto důvodu byste měli skutečně použít slova „zákaznický servis“ jako součást svého e-mailu. Pokud to uděláte, klienti okamžitě pochopí, s kým mluví.
Používejte vlastní doménu
Koupě vlastní domény je skvělý nápad, pokud chcete, aby vaše firma působila profesionálněji.
Vlastní domény jsou levnější než kdy jindy a pomohou vytvořit důvěru mezi vámi a vašimi klienty. Vaši klienti budou mít okamžitě větší důvěru ve vaši práci, pokud uvěří, že to, co děláte, berete vážně.
Používejte raději jména než přezdívky a čísla
Kdykoli je to možné, měli byste se snažit vyhnout používání přezdívek, čísel apod. pro profesionální e-maily. Použití jména je vždy lepší.
Níže uvádíme několik příkladů, jak vytvořit profesionální e-mailovou adresu s vaším jménem a příjmením:
Celé jméno + název vaší domény =
Můžete také implementovat speciální znaky, pokud je vaše jméno již obsazené, ale to by neměl být problém, pokud používáte vlastní doménu. Pokud se to však stane, můžete vytvořit vlastní e-mail takto –
Křestní jméno + Název vaší domény =
Použití pouze křestního jména je dobrý nápad, protože i když je to profesionální, zanechává to také osobní spojení s klientem. To se však může stát problémem, pokud máte více zaměstnanců stejného jména, v takovém případě byste měli použít jeden z následujících 2 formátů:
Jméno a příjmení + název vaší domény =
Jméno a příjmení + název vaší domény =
Pro speciální služby použijte obecná jména
Přestože je používání osobních jmen skvělé pro navázání vztahů s klienty na osobnější úrovni, existují případy, kdy byste měli zvolit obecná jména.
V některých případech budou zákazníci chtít kontaktovat konkrétní oddělení nebo pobočku vaší společnosti. Nebudou vědět, že se jedná o firemní e-mail, který patří vedoucímu prodeje. Místo toho to budete muset objasnit volbou obecného názvu.
Níže uvádíme několik příkladů profesionálních e-mailových adres s obecnými názvy:
Tento formát obchodní e-mailové adresy použijte pro poskytování obecných informací a odpovídání na obecné otázky. Lidé budou okamžitě vědět, co znamená, nebo v případě, že obdrží e-mail, budou vědět, od koho je.
O tom jsme již trochu mluvili, ale mít samostatnou e-mailovou adresu pro zákaznický servis je vždy dobrý nápad. Pravděpodobně se bude jednat o nejpoužívanější firemní e-mailovou adresu.
Pamatujete si na příklad Liama Smithe, vedoucího prodeje? Pokud Liam používá e-mailovou adresu, nemusí to být nejlepší profesionální e-mailová adresa pro podnikání. Zákazníci nevědí, že Liam je váš šéf prodeje, nevědí, že se na něj mají obrátit, pokud mají dotazy týkající se prodeje.
Jistě jste již pochopili, o co jde, takže chápete, kdy a proč používat obecná jména místo jmen osobních.
Věci, kterým se vyhnout
Když už jsme si řekli, čím byste se měli řídit při výběru dobrých e-mailových jmen, zmíníme se také o věcech, kterým byste se měli vyhnout.
Čísla a přezdívky
Ne že by čísla a přezdívky byly nějak urážlivé nebo špatné, ale jednoduchý e-mailový účet bude vždy působit profesionálněji.
Můžete se znovu podívat na výše uvedené nápady na e-mailové adresy, abyste viděli různé varianty firemní e-mailové adresy, které můžete použít, pokud má více lidí ve vaší společnosti stejné jméno.
Tituly, funkce a různé regálie
Takže jste tvrdě pracovali na získání titulu inženýra a nyní chcete, aby všichni věděli, že jste skutečně kvalifikovaní pro práci, kterou děláte.
Pokud lidé uvidí e-mailová jména jako , budou vědět, že jste profesionál. Nebo budou?“
Ukazuje se, že – NE. Zákazníky to ve skutečnosti vůbec nezajímá. S ohledem na to byste se měli vždy vyhnout používání titulů, pozic a různých regálií.
Značky pohlaví nebo pohlaví
Existují jména, která běžně používají muži i ženy. Pokud například obdržíte e-mail z adresy , nemůžete si být stoprocentně jisti, že Avery je muž.
To však neznamená, že byste měli používat genderové znaky, když se rozhodnete pro profesionální e-mailovou adresu. Místo toho to můžete snadno vysvětlit v podpisu e-mailu.
Osobní přesvědčení, rasa, náboženství atd.
Vaše rasa, náboženství, osobní přesvědčení a podobně nemají nic společného s vaší schopností vykonávat danou práci. Jejich reflektování v e-mailové adrese není vůbec profesionální.
Když už víme, jak vytvořit profesionální e-mailovou adresu, zaměřme se na to, jak psát profesionální e-maily.
Jak poslat profesionální e-mail
Teď, když jsme se seznámili s nápady na profesionální e-mailovou adresu, pojďme si říct něco o dalších důležitých prvcích nejlepšího obchodního e-mailu.
Profesionální odpověď
Můžete mít sebelepší e-mailovou doménu na světě, ale bude vám to málo platné, pokud vaše odpověď nebude také profesionální. Odpovídejte na dotazy zákazníků včas a vždy udržujte profesionální komunikaci.
Zabezpečení
Pokud provozujete firmu, musíte se ujistit, že váš e-mailový účet je tak bezpečný, jak jen to jde. Zvažte použití dalších možností zabezpečení, například těch, které poskytuje vaše hostingová služba… nebo prostě použijte G-Suite. Pokud jde o blokování pokusů o hackerské útoky a podobně, opatrnosti není nikdy dost.
Spam
Pokud chcete, aby vaše e-maily byly skutečně čteny, místo aby byly automaticky označeny jako spam, musíte na to myslet ještě před nastavením e-mailové adresy.
Je třeba zajistit, aby zákazníci poznali název vaší značky a věděli, od koho e-maily přicházejí. Z tohoto důvodu používejte název své značky jako součást e-mailové adresy. Nejlépe jej použijte pro vlastní název domény.
Mít cool e-mailové názvy je… No, cool, ale není to vždy nejlepší cesta. Potřebujete, aby vaše e-mailové jméno odráželo určitou úroveň profesionality a aby odpovídalo vašim webovým stránkám, produktům, profilům na sociálních sítích atd. Pokud tomu tak není, budete lidem jen plnit složky spamu, jakmile začnete rozesílat propagační akce.
Závěrečné úvahy o vytvoření profesionální e-mailové adresy
V článku výše jsme si vysvětlili, jak vytvořit firemní e-mail a profesionální e-mailová jména. Tipy, které jsme zmínili, nemají nijak omezovat vaši kreativitu. Pokud však chcete mít kreativní názvy e-mailů, měli byste je vždy udržet profesionální a nepřehánět to
Záleží na jednotlivých firmách a ne každá firma musí při vytváření profesionálního e-mailu postupovat stejně. S ohledem na to zvažte rady, které jsme vám poskytli, a pak sami uvidíte, která cesta je pro vás a vaši firmu ta správná.
Přinášíme vám také několik tipů na bezplatné vytvoření firemních e-mailů s vaší stávající doménou.
Pokud se vám líbilo čtení tohoto článku o tom, jak vytvořit profesionální e-mailovou adresu, měli byste si přečíst také tyto:
- Podnikatelské problémy, které musí konzultanti umět řešit
-
Jak se stát konzultantem a nabízet podnikatelské poradenství
-
Jak snížit míru opuštění košíku na vašem rezervačním webu