Vytvořte si wiki a poznejte sílu vzdálené spolupráce.
Všichni jsme slyšeli o Wikipedii, stránce, na kterou se lidé obracejí, když se chtějí dozvědět něco nového nebo si přečíst neznámé téma. Posláním Wikipedie je vytvořit komplexní zdroj znalostí a je vytvářena pomocí wiki. ‚Wiki‘ lze používat různými způsoby a rychle se stává vyhledávanou technologií pro správu znalostí a spolupráci na dálku.
Víte, že průměrný znalostní pracovník stráví vyhledáváním informací téměř 2,5 hodiny denně, tj. zhruba 30 % svého pracovního dne?
Jiná studie zjistila, že téměř 20 % pracovní doby zaměstnance – což odpovídá 1 dni v pracovním týdnu – je promarněno hledáním informací potřebných k výkonu jeho práce!“
Organizace potřebují shromažďovat znalosti, organizovat informace z různých zdrojů, sdílet zkušenosti a poskytovat poznatky, aby svým zaměstnancům umožnily efektivně vykonávat jejich práci. Podle společnosti McKinsey & může interní znalostní databáze s možností vyhledávání zvýšit produktivitu zaměstnanců o 35 %. Jedním ze způsobů, jak společnosti dosahují vytvoření této znalostní báze, je použití wiki – stránek, které organizují informace a mohou být sdíleny s více uživateli.
Ať už chcete ukládat firemní práci nebo spravovat osobní informace, tento článek vás seznámí s tím, co je wiki, jaké jsou její výhody a nevýhody. Vysvětlíme vám také, jak wiki vytvořit a jak ji začít efektivně používat ve vaší firmě.
Co je to wiki?
Název „Wiki“ dal tvůrce první wiki Ward Cunningham. Jedná se o zkrácenou formu havajského slova „wiki- wiki“, což znamená rychlý.
Wiki je webová stránka, kterou může upravovat více uživatelů pomocí jednoduchého webového prohlížeče a připojení k internetu. Wiki je rychlý a snadný způsob, jak vytvářet úložiště informací, vyhledávat informace a spolupracovat na jedné stránce.
Wikipedie definuje wiki jako „textovou publikaci, kterou společně upravuje a spravuje vlastní publikum přímo pomocí webového prohlížeče“. To znamená, že wiki může vytvářet a upravovat kdokoli, kdo má přístup k webové stránce.
Typická wiki může obsahovat více stránek na jedno téma a slouží jako centrum znalostí pro více přispěvatelů.
Typy wiki
Různé typy wiki můžeme rozdělit podle účelu vytvoření a rozsahu požadované spolupráce. Je vaším záměrem vytvořit centrum znalostí, ke kterému bude mít přístup celý svět, nebo osobní adresář pro vyhledávání ve vašich souborech? Chcete omezit okruh osob, které mohou přidávat nebo upravovat obsah? Probereme 3 hlavní typy wiki:
- Veřejné wiki – Wiki vytvořené jako informační centrum, kde může kdokoli vytvářet a upravovat obsah, se nazývají veřejné wiki. Jsou otevřené pro spolupráci se všemi. Veřejně přístupné jsou populární wiki, například Wikipedie, Scholarpedia, WikiTravel.
- Soukromé wiki – Soukromé wiki používají firmy jako interní znalostní databázi, pro správu vnitropodnikových informací, což umožňuje týmům snadno sdílet znalosti a spolupracovat. Je to místo, kam může tým ukládat dokumenty o firemních zásadách, procesech, pokynech, SOP (standardních operačních postupech), projektech, seznamech produktů, pracovních postupech, sdílených přihlašovacích údajích, kontrolních seznamech atd. Představte si ji jako svou interní Wikipedii vytvořenou v soukromí pro vaši společnost. Soukromým wiki se budeme podrobně věnovat v tomto článku.
- Osobní wiki – Wiki můžete používat také jako osobní wiki pro zapisování poznámek, jako znalostní databázi, deník, spisovatelský nástroj nebo dokonce pro řízení projektů.
Výhody wiki
Na počátku může být wiki efektivním způsobem shromažďování a šíření informací. Může zlepšit vzdálenou spolupráci mezi členy týmu a poskytnout snadný způsob, jak mít tým na stejné stránce. Některé z hlavních výhod wiki jsou následující:
- Každý může vytvořit wiki
- Snadná editace wiki pro každého
- Jednoduché učení a používání
- Snadná aktualizace informací
- Týmy mohou pracovat na jedné webové stránce společně
- Snadné sdílení a spolupráce na dokumentech
- Může sledovat provedené změny a vrátit se k předchozí verzi
- Pružná struktura pro vytvoření wiki podle vašich potřeb
- Široká nabídka softwaru pro wiki, ze které si můžete vybrat
- Nízké náklady na správu
Podrobně se budeme věnovat soukromým wiki, často nazývaných interní wiki nebo firemní wiki. Soukromá wiki neboli interní wiki funguje jako centrální informační centrum pro správu a sdílení všech firemních znalostí a informací.
Přečtěte si více: Předtím, než začnete pracovat na softwaru wiki, je důležité určit účel vytvoření vaší wiki. Jaké jsou výhody vytvoření wiki a sdílení znalostí tímto způsobem?
Sestavte si seznam různých oddělení, lidí, potřebných informačních zdrojů a potřeby spolupráce lidí.
Podívejme se na hlavní důvody, proč by vaše společnost mohla potřebovat soukromou wiki:
- Máte vzdálený tým, který potřebuje spolupracovat?
- Chcete vytvořit centrum znalostí pro všechny zaměstnance?
- Hledáte jednoduchý, ale výkonný způsob, jak společně vytvářet a upravovat dokumenty?
- Chcete usnadnit komunikaci a diskusi kolem dokumentů?
- Potřebuje váš tým rychle vyhledávat a přistupovat k informacím?
- Potřebujete rychlý způsob importu a exportu interních nebo externích informací?
- Chcete vidět všechny kroky psaní a úprav dokumentu?
- Hledáte rychlý způsob, jak zařadit nebo zaškolit zaměstnance?
Pokud jste na většinu výše uvedených otázek odpověděli ano, čtěte dále a dozvíte se, jak vybrat dobrý wiki software.
Musí mít software pro soukromou wiki
Vaši vytvořenou wiki bude používat více zúčastněných stran, proto se ujistěte, že má všechny správné funkce, které potřebujete.
Prodiskutujme funkce, které musí mít vaše firemní wiki:
- Kolaborativní editor – Váš wiki software musí podporovat spolupráci v reálném čase, aby váš tým mohl společně upravovat stejný dokument. Měli byste mít také možnost přidávat bohatá média, jako jsou obrázky, videa, soubory atd.
- Organizovaná struktura a složky – Pracovní prostory usnadňují spolupráci, sdílení informací a zajišťují, že k nim mají přístup ti správní členové týmu nebo klienti. Měli byste mít také možnost uspořádat své wiki do složek pro přehlednou a pevně organizovanou strukturu.
- Ukládání a sdílení firemních prostředků – Wiki by měla mít knihovnu obsahu pro ukládání obrázků, souborů a digitálního obsahu, který přidáte do interní wiki, aby k nim všichni měli snadný přístup a mohli je znovu použít.
- Bohaté možnosti vkládání – Měli byste mít možnost snadno vkládat webové odkazy, mediální soubory, cloudové soubory a snadno tak vytvářet interaktivní dokumenty.
- Vyhledávání – Vyhledávání je klíčovým faktorem pro snadné používání wiki. Wiki by měla každému umožnit snadné prohledávání dokumentů a bylo by bonusem, kdyby uměla prohledávat i obsah uvnitř dokumentů.
- Komentáře – Pokud potřebujete pomoc v rámci wiki nebo máte k ní dotazy, měli byste mít možnost rychle napsat inline komentář, aniž byste opustili dokument.
- Propojování dokumentů – Musíte mít možnost propojovat dokumenty kolem různých témat a předmětů, aby vše fungovalo společně a usnadnilo sdílení znalostí.
- Úrovně oprávnění & přístupu – Vaše interní wiki musí mít možnost nastavit úrovně oprávnění, abyste zajistili, že k informacím budou mít přístup ti správní lidé.
Přečtěte si více:
Proč je bit nejlepší způsob, jak vytvořit wiki?
Pro vytvoření wiki potřebujete zkušený nástroj, který vám pomůže vytvářet, sdílet a spolupracovat se zúčastněnými stranami a efektivně odvádět práci. K tomu slouží Bit!
Bit.ai je novodobý nástroj pro správu dokumentace a znalostí, který pomáhá týmům spolupracovat, sdílet, sledovat a spravovat všechny firemní znalosti na jednom místě.
S aplikací Bit můžete do svých wiki dokumentů snadno přidávat obrázky, tabulky, prezentace Google Slides, videa YouTube, soubory PDF, mapy, tabulky, grafy a další soubory, aby byly vizuálně úžasné.
Klíčové funkce
- Editor pro spolupráci v reálném čase – Bit podporuje spolupráci v reálném čase, takže váš tým může společně upravovat stejný dokument. Platforma je bohatá na funkce, ale má jednoduchý design a intuitivní rozhraní, takže se v ní snadno zorientuje i nový uživatel. Můžete také přidávat bohatá média, jako jsou obrázky, videa, soubory atd.
- Organizované pracovní prostory a složky – Bit přináší všechny vaše informace na jednom místě tím, že umožňuje organizovat informace v pracovních prostorech a složkách. Pracovní prostory lze vytvářet kolem projektů, týmů, oddělení a klientů. Všichni přidaní do pracovního prostoru mají přístup k jeho obsahu a mohou na něm spolupracovat. Uvnitř každého pracovního prostoru můžete vytvořit neomezený počet wiki a přistupovat ke knihovně obsahu.
- Knihovna obsahu – Bit má na úrovni pracovního prostoru knihovnu obsahu, kde můžete ukládat a sdílet firemní prostředky. Můžete snadno ukládat obrázky, soubory a digitální obsah, aby k nim měl celý tým kdykoli přístup.
- Bohaté možnosti vkládání – Bit.ai se integruje s více než 100 webovými aplikacemi (např. YouTube, Typeform, LucidChart, Spotify, Google Drive atd.) a pomáhá týmům protkávat wiki informacemi nejen textem a obrázky.
- Inteligentní vyhledávání – Bit má velmi robustní funkci vyhledávání, která umožňuje každému rychle najít informace. Můžete vyhledávat složky, soubory, dokumenty a obsah uvnitř dokumentů ve všech pracovních prostorech.
- Inline komentáře a volání – V dokumentu můžete vytvářet inline komentáře a pingovat uživatele v pracovním prostoru. Bit má možnost odesílat e-mailová oznámení o komentářích vytvořených v dokumentu. Můžete také zvýraznit text a pomocí @mention někoho označit na libovolném textu v dokumentu.
- Vzájemné propojení dokumentů – Bit umožňuje uživatelům vytvářet neomezený počet dokumentů a vzájemně je propojovat a vytvářet tak wiki, které rozšiřují znalostní bázi. Stačí zvýraznit slova a máte možnost vytvořit nový dokument.
- Přístup ke sdílení oprávnění & – Bit podporuje funkce, jako je sledování dokumentů, nahrávání do cloudu, šablony, zamykání dokumentů, vypršení platnosti dokumentů, ochrana heslem, omezení přístupu k souborům atd. které pomáhají udržet důležité firemní informace v bezpečí.
Jak vytvořit wiki pomocí služby Bit?
Pokud jste se rozhodli, že wiki je pro vás ta správná volba, a chcete rychle vytvořit wiki s jednoduchým rozhraním, skvělou integrací a bez bolestí hlavy z kódování! Zde je návod, jak s ní můžete snadno začít:
Krok 1: Vytvořte si účet Bit
Přejděte na domovskou stránku Bit.ai a klikněte na Začít zdarma nebo Zaregistrovat se a začněte. Zadejte svou e-mailovou adresu a zaregistrujte se. Po přihlášení si můžete vytvořit svůj profil.
Krok 2: Vytvoření pracovního prostoru
Po registraci se dostanete na ovládací panel, budete chtít přejít do sekce pracovní prostor! Klikněte na tlačítko „Vytvořit pracovní prostor“ vpravo. Zobrazí se vyskakovací okno s výzvou k přidání názvu nového pracovního prostoru.
Pracovní prostor můžete vytvořit kolem týmu, oddělení, velkého projektu, klienta, partnera atd. a podle toho ho pojmenovat.
Krok 3: Přidejte členy týmu
Bit umožňuje členům vašeho týmu spolupracovat v reálném čase a pracovat společně. Můžete pozvat ostatní členy vaší společnosti, aby se k vám připojili uvnitř pracovního prostoru a spolupracovali se znalostmi, projekty, dokumenty a obsahem uvnitř pracovního prostoru.
Je to snadný způsob, jak spravovat projekty, vytvářet prezentace, brainstormovat, vést SOP, vytvářet plány a hlavně sdílet firemní informace a znalosti!
Krok 4: Vytvořte požadovaný dokument
Jakmile jste v pracovním prostoru, klikněte na tlačítko „Vytvořit nový“. Zobrazí se vám prázdný dokument Bit, který je připraven k použití!
Část A: Interní Wiki
Při propojování dokumentů postupujte podle následujících pokynů:
1. Vložte do dokumentu bitový kód. Otevřete dokument Bit a začněte psát.
👉🏼2. Zvýrazněte libovolnou část textu.
👉🏼3. Zobrazí se panel nástrojů pro formátování. Klikněte na „Odkaz na dokument“
👉🏼4. Začněte vyhledávat libovolný dokument s tímto pracovním prostorem.
👉🏼5. Po jeho nalezení jej můžete přidat do dokumentu a uvidíte, že původně zvýrazněný text má nyní hypertextový odkaz, který uživatele přenese na tento dokument.
Část B: Externí Wiki
6. 👉🏼 Z rozbalovacího seznamu vyberte možnost „Sdílet.“
7. 👉🏼A otevře se okno povolit sdílení. Klikněte na ‚Zapnout sdílení‘.
👉🏼8. Klikněte na ‚Zapnout sdílení‘. Zkopírujte živý odkaz, uchopte vložený kód nebo vytvořte sledovatelný odkaz pro sdílení tohoto dokumentu.
Závěrečné poznatky
Wiki jsou stránky pro spolupráci, které mohou vaší společnosti pomoci sdílet znalosti, diskutovat o nápadech a spolupracovat na dálku. Než vytvoříte wiki; jasně definujte obchodní účel, možné případy použití a požadavky na sdílení.
Podle toho pak vyberte vhodný typ wiki a wiki software, abyste splnili zadání. Zavedete jasné bezpečnostní protokoly a pravidla používání. Ujistěte se, že jste vytvořili organizovanou strukturu složek nebo odkazů, aby vaše týmy mohly produktivně rozšiřovat znalosti.