Produktivita. Kolik toho děláte, kdy to děláte, jak to měříte. Dejte dohromady partu spisovatelů a můžete vám zaručit, že na to někdy dojde.
Mnoho podniků se také ptá, jak sledovat produktivitu, když zaměstnanci pracují z domova, protože může být velmi složité vědět, co dělají. Tohle je však snadno nejlepší řešení, které jsme našli, takže se na něj podívejte.
Píšete ráno? Jste produktivnější v noci? Máte denní počet slov? Počítáte stránky při úpravách? Jak vyvažujete požadavky e-mailu, sociálních médií, psaní a (snad) zbytku života?“
Před několika týdny se autorka Nova Ren Suma zeptala na tuto otázku:
Kamarádi spisovatelé & na volné noze: Jak se vám daří udržet si pořádek a co nejlépe využít pracovní dobu a žonglovat s desítkami věcí najednou? Tipy?“
– Nova Ren Suma (@novaren) 16. dubna 2014
Dostalo se jí spousty odpovědí a autor R. J. Anderson poskytl epickou odpověď, jejíž příběh najdete zde – doporučuji přečíst.
Začal jsem psát svou odpověď, ale byla tak obrovská, že ji rozdělím do tří příspěvků. Dnes budu mluvit o time managementu. Konkrétně o seznamech úkolů a technice Pomodoro. Možná to nezní sexy, ale věřte mi, že to může změnit pravidla hry. Ve druhém příspěvku bude řeč o typech úkolů, sociálních médiích a vašem pracovním dni. Třetí příspěvek bude hovořit o postojích a přístupu k práci.
Považuji rady týkající se produktivity za opravdu zajímavou oblast, protože spousta z nich je určena lidem, kteří pracují v kancelářích, v zaměstnáních, kde skutečně víte, kdy jste úkol splnili. To není vždy případ spisovatelů. Níže uvedené rady jsou tedy určeny právě spisovatelům (a dalším kreativcům) a vycházejí z let strávených v neziskové organizaci, která vedla vysoce produktivní tým, a také z mých vlastních zkušeností se studiem, prací na plný úvazek a psaním dvou trilogií najednou.
Seznamy
Nemluvím tu jen o běžném seznamu úkolů. Dát si všechno na jeden obrovský seznam je zaručený způsob, jak se na to podívat, nechat se zahltit a pak se dobrovolně vrhnout do králičí nory typu Deníky Lizzie Bennetové, místo abyste dělali nějakou práci. Je to příliš velká porce informací na to, abyste je vstřebali najednou, a vypadá to, že toho zvládnete víc, než kdy zvládnete. Ale dobrý seznam úkolů vám může změnit život, vážně. Pomůže vám zajistit, abyste na nic nezapomněli, vyhnete se spěchu na poslední chvíli a vlastně snížíte stres. Slibuji!“
Existuje spousta různých technik a vy byste si měli vybrat tu, která vám vyhovuje, ale já vám ukážu, jak vypadá ta moje. Klíče jsou následující:
- Přehledně si načrtněte jednotlivé úkoly
- Přidělte si na každý den splnitelné množství úkolů
- Nechte si prostor pro nečekané události
- Plánujte dopředu
Svůj seznam mám v návrhu e-mailu, takže k němu mohu kdykoli přistoupit z telefonu nebo notebooku a přidat nějakou položku. Když získám nový úkol, nepouštím se do něj ještě ten den, pokud to není naléhavé. Přiřadím ho k některému z příštích dnů a zapomenu na něj, dokud nenastane čas ho splnit. Nedokážu dostatečně vyjádřit, jak moc to snižuje stres.
Seznamuji si každý den nadcházejícího týdne a přiřazuji si pod něj úkoly. Pak mám rubriku „Nadcházející data“, rubriku „Příští týden“ a rubriku „Budoucí akce“. A pak každý den ručně napíšu seznam toho, co se chystám udělat, a zbytek seznamu odložím. Tak se musím dívat jen na své nakousnuté úkoly, ne na cestu táhnoucí se přede mnou. Moje pravidlo: pokud se mi denní seznam nevejde na lísteček, je toho na něm příliš mnoho na to, abych to všechno stihl.
Tady je, co patří pod jednotlivé rubriky, které používám:
Denní rubrika: Pouze úkoly, které ten den splním. Ty by měly být jasně vytyčené a nemělo by jich být příliš mnoho.
Příští termíny: Schůzky nebo závazky, na které nesmím zapomenout a které budu chtít zapsat do seznamu na příští týden.
Příští týden:
Seznam věcí, které je třeba udělat příští týden, ale ještě ne roztříděný podle dnů – to udělám, až když budu vědět, jak se bude týden vyvíjet, s případnými požadavky od mých redaktorů nebo osobními závazky.
Budoucí akce:
A tady je výtah z mých nedávných seznamů úkolů. Uvedl jsem jen dva jednotlivé dny v týdnu, protože už se z toho stává epicky dlouhý blogový příspěvek.
PONDĚLÍ
- Napsat příspěvek na blog Pub Crawl
- Poslat e-mail (přítel autor)
- Vyplnit autorský dotazník
- Kritické čtení (román CP) – 100 stran
- Kritizovat Meginu kapitolu
- Emailovat Jayovi
Úterý
- Napsat kapitolu
- Pošta
- Joga
- Poslat fakturu
- Email. agent
- Email redaktorovi
- Email (příteli)
PŘÍŠTÍ DNY
- 13. května – odhalení obálky This Shattered World
- 15. května – brainstorming with Jayem
- 31. května – 1. června – Festival začínajících spisovatelů (panel v neděli)
Příští týden
- Tweet na vydání (kniha, která vyjde)
- Pište (jméno), (jméno) a (jméno)
- Dokončit kritické čtení pro (autor)
- Poskytnout odpovědi na životopisy/hlavičky/rozhovory na (název konference)
- Email účetní
BUDOUCÍ AKCE
A takhle funguje můj seznam úkolů! Ačkoli vypadá složitě, jeho nastavení trvá asi šedesát sekund. Pro mě jsou jeho hlavními přednostmi to, že je snadno přístupný, snadno se udržuje, umožňuje mi přiřadit úkol k tomu, kdy ho potřebuji udělat, a pak na něj zapomenout, a znamená, že každý den vstávám s vědomím, co musím ten den udělat! Ať už se rozhodnete pro tento formát, aplikaci nebo techničtější systém, mít způsob, jak sledovat všechny míčky, které máte ve vzduchu, je životně důležité. Váš systém by měl být flexibilní a zároveň by měl zajistit, abyste věděli, co máte každý den udělat, a umožnit vám soustředit se na jednotlivý den i vidět celkový obraz.
POMODORO
Když přijde čas na řešení výše uvedeného seznamu, přísahám na techniku Pomodoro. Existují varianty, jak ji různí lidé používají, ale já vám stručně popíšu tu svou – podělil jsem se o ni s dalšími spisovateli, z nichž mnozí uvádějí, že jim také velmi pomáhá. Můžete si pořídit bezplatnou aplikaci Pomodoro do telefonu nebo to dělat s obyčejnou kuchyňskou minutkou.
Technika vyžaduje, abyste pracovali 25 minut, po kterých následuje pětiminutová přestávka. Tohle uděláte čtyřikrát za sebou a pak si dáte půlhodinovou přestávku. Pro mě je klíčové, že pracovní dobu začínám seznamem věcí, které mám udělat, ať už jde o psaní, administrativu nebo marketing. Pustím se do první z nich, pracuji, dokud není hotová, a pak se pustím do druhé. Za žádných okolností v době, kdy mám 25 minut, nedělám aaaaaa nic jiného než úkoly, které jsem si stanovila. Absolutně žádné sociální sítě, vaření čaje, snění atd. Zjistil jsem, že mi těch 25 minut nikdy nepřipadá nepřekonatelných, takže se do nich vrhnu a zákaz jiných činností znamená, že po pěti minutách, kdy se mi prsty začnou plížit k otevření nové karty Twitteru, vybruslím z této nebezpečné doby. Když překonám tento „bod rozptýlení“, udělám hromadu práce.
Stejně klíčové je dělat pětiminutové přestávky – jde o to, abyste si odpočinuli, než se unavíte, a byli tak připraveni pokračovat v dalším 25minutovém běhu. V pětiminutových přestávkách se obvykle protáhnu, vezmu si pití, dojdu si na záchod nebo uspořádám tříminutovou taneční párty se psem, což má navíc tu výhodu, že si uvolním záda, než mě začnou bolet z příliš dlouhé práce u klávesnice. Když dosáhnu 30minutové přestávky, obvykle se jdu projít – během této přestávky je důležité opustit klávesnici.
Při používání tohoto přístupu udělám hromadu práce – pokud máte zájem, zkuste to!