Jak vytvořit skvělou rychlou referenční příručku

Co je to rychlá referenční příručka

Rychlá referenční příručka je jakákoli dokumentace, která na jedné nebo dvou stranách poskytuje zkrácený návod k použití produktu. Mohou být velmi podrobné nebo velmi jednoduché, podle toho, co je potřeba.

Téměř každý výrobek vyžaduje nějakou dokumentaci, která zákazníkům pomůže pochopit, jak jej používat. V závislosti na produktu mohou mít někdy tyto uživatelské příručky nebo manuály k produktu stovky stran se stránkami plnými dlouhých bloků textu.

Jinými slovy, mohou být docela skličující, zejména pro nové uživatele.

Je zřejmé, že potřebujete dokumentaci, která zahrnuje vše, co váš produkt umí. Někdy ale vaši zákazníci prostě chtějí něco vědět, aniž by se museli prokousávat tunou obsahu, aby to našli.

Rychlá referenční příručka je perfektní způsob, jak uživatelům poskytnout množství rychle dostupných informací snadno stravitelným a poutavým způsobem.

Tady se dozvíte:

• Proč je to důležité?
• Základní prvky pro vytvoření skvělého průvodce rychlými odkazy.
• Jak vytvořit průvodce rychlými odkazy v šesti snadných krocích.
• Obvyklé typy průvodců rychlými odkazy.
• Dos a nedos rychlých odkazů.

Proč je to důležité?

Jsou užitečné zejména tehdy, když má výrobek nebo služba řadu různých nebo pokročilých funkcí, ale lze je ovládat i jednodušeji.

Před několika lety jsem například upgradoval svůj základní sporák na hezčí a pokročilejší model. Zatímco trouba na starém sporáku byla v podstatě zapnutá nebo vypnutá s nastavením teploty, můj nový sporák byl vybaven nejrůznějšími novými funkcemi.

Bylo tam běžné nastavení pečení, ale i konvekční pečení, pečení, pečení chleba a další. Nová má navíc tlačítka a digitální ukazatel, zatímco ta stará byla jen knoflík, kterým jste otáčeli, abyste ji zapnuli a nastavili teplotu.

No, ve své době jsem upekla jeden nebo dva bochníky chleba, ale buďme upřímní. Většinu času, kdy troubu používám, ohřívám rohlíky na pizzu nebo opékám česnekový chléb, takže většinou používám běžné nastavení pečení.

Naštěstí výrobce dodal rychlou příručku (jeden z nejběžnějších typů rychlých příruček), která mi pomůže se základním pečením. V několika krátkých krocích jsem přesně věděl, co musím udělat, abych mohl troubu používat pro její nejzákladnější funkci.

Poté, když jsem chtěl pracovat s pokročilejšími funkcemi, mohl jsem se ponořit hlouběji do úplného návodu k výrobku.

Rychlé referenční příručky umožňují uživatelům rychle a snadno najít informace, které potřebují k provedení určitého úkolu nebo souboru úkolů. Nenahrazují úplnou uživatelskou příručku, ale představují fantastický doplňkový způsob poskytování informací.

Naštěstí Snagit umožňuje vytvořit rychlou referenční příručku velmi jednoduše.

Zde najdete vše, co potřebujete vědět o vytvoření kvalitní rychlé referenční příručky během chvilky.

Je rychlá referenční příručka rychlou referenční příručkou?

Rychlá odpověď:

Jak bylo uvedeno výše, rychlá příručka je jedním z nejběžnějších typů rychlých referenčních příruček. Ačkoli tedy ne všechny rychlé referenční příručky jsou rychlými referenčními příručkami, všechny rychlé referenční příručky jsou rychlými referenčními příručkami.

Dává to smysl?“

Jak vytvořit rychlou referenční příručku v šesti snadných krocích

A pokud nemáte správné nástroje, může to být opravdu složité. Snažit se vše vložit například do dokumentu Microsoft Word může být časově náročné.

A pokud nemáte přístup k profesionálnímu designérovi, zajistit, aby váš rychlý referenční průvodce vypadal skvěle, může být trochu náročné.

Ale nemusí to tak být.

Prozradím vám malé tajemství: Pokud jde o návrh skvělého obsahu, šablony Snagit 2020 jsou mou superschopností.

Poskytují profesionálně vypadající návrhy, pomocí kterých můžete snadno přetažením vytvořit rychlé návody, jak na to.

Snagit 2020 je zásoben šablonami, ale můžete si stáhnout i desítky dalších pomocí TechSmith Assets for Snagit.

Šablony Snagit umožňují vytvářet řadu různých druhů návodů, procesních dokumentů, tutoriálů a dalších.

Pro tento příklad však řekněme, že chci vytvořit stručného průvodce pěti nejběžnějšími nástroji aplikace Snagit.

Krok 1. Vytvoření šablony. Pořiďte snímky obrazovky

Nejprve pořiďte všechny snímky obrazovky, které potřebujete, a vytvořte všechny poznámky (šipky, text atd.), které chcete do grafiky zahrnout.

Krok 2. Pořiďte snímky obrazovky, které potřebujete. Vytvořte si šablonu

Poté v editoru Snagit vyberte možnost Vytvořit > Vytvořit obrázek ze šablony.

Krok 3. Vyberte šablonu

Vyberte šablonu, kterou chcete použít. Na výběr je spousta šablon průvodců s rychlým odkazem.

Pro tento příklad jsem vybral základní šablonu Krajina 5 kroků. Tato šablona je určena jako průvodce krok za krokem, ale skvěle se hodí i k tomuto účelu.

Krok 4. Vezměte si šablonu, která je určena jako průvodce krok za krokem. Přidejte obrázky

Zásobník v dolní části editoru Snagit (zásobník Poslední obrázky) a přetáhněte snímky obrazovky do zástupných symbolů v šabloně.

Krok 5. Zvolte, zda chcete přidat obrázky, které chcete přidat. Změňte velikost obrázků

Změňte velikost snímků obrazovky nebo je jinak upravte podle potřeby.

Krok 6. Zvolte, zda chcete snímky upravit. Přidejte psaný obsah

Přidejte své popisy do příslušných sekcí v prostoru v pravé části šablony a do pole pro nadpis přidejte název.

A máte hotovo!

Vypsat jednotlivé kroky mi trvalo déle než vytvořit tohoto malého rychlého průvodce.

Poté jej můžete sdílet uložit, rozeslat odkaz nebo vytisknout a položit na stůl.

Obvyklé typy rychlých referenčních průvodců

Existuje řada různých typů rychlých referenčních průvodců, takže před jejich vytvořením chcete přesně vědět, co vaše publikum potřebuje.

Potřebuje vaše publikum rychlý a snadný způsob, jak začít používat nejzákladnější funkce vašeho produktu? Pak chcete vytvořit příručku pro rychlý start.

Nebo možná potřebují jednorázovou referenci pro pochopení UX vašeho softwaru? Co takhle slovníček běžných pojmů? Nebo přehled základních funkcí vašeho produktu?

Nebo si představte, že vaši uživatelé přecházejí z jednoho softwaru na ten váš. Jaké informace by mohli potřebovat, aby jim usnadnili přechod? Přemýšlejte o věcech, jako jsou rozdíly ve stromu nabídek, ikonách, názvech funkcí atd.

Všechny tyto věci (a ještě mnohem více) lze provést pomocí stručného průvodce.

Ale to všechno jsou samozřejmě velmi odlišné aplikace. Zjistěte potřeby a očekávání svého publika a pak vytvořte obsah, který potřebuje k úspěchu.

1. Průvodce rychlým spuštěním
   Pomozte uživatelům rychle začít pracovat s vaším produktem.
2. Průvodce základními nebo základními úkoly
   Podobný průvodci rychlým spuštěním, ale nabízí přehled, jak používat nejzákladnější nebo základní funkce vašeho produktu nebo služby.
3. Průvodce pokročilejšími funkcemi
   Jakmile jsou vaši uživatelé připraveni přejít na novou úroveň, použijte rychlého průvodce, který je seznámí s dalšími funkcemi nebo vlastnostmi.
4. Průvodce změnami produktu
   Došlo nedávno k aktualizaci vašeho softwaru? Použijte rychlého průvodce, který uživatele provede změnami.
5. Krok za krokem, jak na to
   Máte proces, který potřebujete vysvětlit? Ukažte ho!
6. Uživatelská příručka pro produkty s omezenými vlastnostmi nebo funkcemi
   Pokud váš produkt nevyžaduje rozsáhlou příručku, může být stručná referenční příručka veškerou dokumentací, kterou potřebujete.

Zásadní prvky pro vytvoření skvělé stručné referenční příručky nebo příručky pro rychlý start

Znáte své publikum a jeho potřeby

Čím více takových blogů píšu, tím více si uvědomuji jednotná témata. Vytváření obsahu, který vaše publikum chce (a ne nutně toho, co mu chcete říct), je jedním z nejdůslednějších.

Jak je uvedeno v tomto článku o tom, jak vytvářet efektivnější vzdělávací obsah pro zákazníky, existuje řada způsobů, jak zjistit, co přesně to je, včetně online fór, zákaznických průzkumů nebo dokonce od vlastních pracovníků technické podpory.

Nezávisle na tom, jakým způsobem jej získáte, dodání obsahu, který vaši zákazníci chtějí a potřebují, zajistí úspěch vašich rychlých referenčních materiálů.

Jednoduchost je klíčová

Celým smyslem rychlé referenční příručky je snadná a snadná dostupnost informací, proto se ujistěte, že je jednoduchá na pochopení.

Používejte vizuální prvky

Vyhněte se pokud možno obrovským blokům textu Místo toho používejte vizuální prvky, jako jsou snímky obrazovky s vyznačením, ikony nebo fotografie produktů – a jen tolik textu, aby byly vaše body jasné.

Uveďte jen podstatné informace

Udržujte je na jedné nebo dvou stránkách. Nesnažte se obsáhnout vše z celé uživatelské příručky. Zamyslete se nad tím – příručka s rychlými odkazy, která potřebuje obsah, pravděpodobně není až tak rychlá.

Vyberte nejdůležitější informace pro splnění konkrétního úkolu nebo ty, které jinak vyjadřují to, co chcete ukázat. Zredukujte složité pojmy do jejich nejzákladnější podoby.

Vyjasněte si, co v textu ponechat a co vynechat. Nezapomeňte, že vždy můžete vytvořit další stručnou příručku, která se bude zabývat dalšími důležitými tématy.

Používejte jednoduché a přehledné uspořádání

Pokud váš rychlý referenční průvodce nebude vizuálně přitažlivý a přehledný, uživatelé ho nebudou považovat za užitečný.

Nemusíte vytvořit úplné umělecké dílo, abyste vytvořili dobrou rychlou referenční příručku. Někdy může stačit jednoduchý snímek obrazovky opatřený šipkami, textem atd. k tomu, aby někdo získal potřebné informace.

Vizuální obsah

Mám pocit, že to nemohu dostatečně zdůraznit: Váš rychlý referenční průvodce prostě nebude tak efektivní, poutavý a užitečný, jak může být, bez dobrých obrázků, ikon, snímků obrazovky nebo jiných vizuálních prvků.

Obrázky přitahují pozornost a pomáhají zajistit kotevní body vašeho obsahu, čímž pomáhají uživatelům rychle a snadno identifikovat důležité body informací.

Ve skutečnosti náš výzkum Value of Visuals zjistil, že lidé se lépe učí pomocí obrázků a textu oproti samotnému textu.

Všechno o tom, jak cenná může být vizuální komunikace, se dozvíte z této úžasné infografiky.

A slyšeli jste někdy pojmy obrázek vydá za tisíc slov? No, ukazuje se, že nejlepší způsob, jak něco ukázat, je skutečně to UKAZAT.

Dobrý obrázek dokáže předat spoustu informací a pomůže snížit hustotu textu v obsahu a učinit ho uživatelsky přívětivějším.

Naši přátelé ze společnosti Venngage mají další informace o důležitosti vizuálního obsahu.

Dos a nedos průvodce rychlými odkazy

Ne všechny průvodce rychlými odkazy budou tak jednoduché jako ten, který jsem vytvořil já. Některé budou potřebovat více textu, jiné více obrázků. Některé budou potřebovat složitější rozvržení. V závislosti na tématu mohou být delší.

Existuje široká škála typů a použití rychlých referenčních průvodců a nebylo by možné je zde všechny popsat. Existuje však několik běžných doporučení a doporučení, která jsou poměrně univerzální:

Do

1. Udržujte ji co nejkratší. Nejlepší je jedna až dvě stránky.
2. Používejte vizuální prvky, jako jsou komentované snímky obrazovky, ikony, obrázky produktů nebo UX atd.
3. Používejte rozumné, přehledné rozvržení s jasnými nadpisy a podnadpisy podle potřeby.
4. Znáte své publikum a víte, co potřebuje.
5. Udělejte to tak, aby to stálo samo o sobě. Uživatelé by neměli hledat v příručce, aby porozuměli vašemu stručnému průvodci.

Nezahrnujte do ní

1. příliš mnoho informací. Nesnažíte se do této jediné příručky vměstnat celou uživatelskou příručku.
2. Udělejte velikost písma tak malou, že ji nikdo nepřečte bez elektronového mikroskopu.
3. Zbytečně opakujte informace.

Začněte vytvářet úžasné rychlé referenční příručky pomocí aplikace Snagit 2020

Rychlé referenční příručky jsou skvělým způsobem, jak poskytnout uživatelům a zákazníkům rychlé a praktické pokyny k nejběžnějším funkcím vašeho produktu nebo služby.

S aplikací Snagit 2020 můžete neuvěřitelně snadno vytvářet užitečné, poutavé a vizuálně atraktivní rychlé referenční průvodce