Proč psát plán řízení rizik?
Vedoucí společnosti Workfront Alex Shootman ve své knize Done Right poukazuje na to, že nemůžete a nebudete vyhrávat vždy. „Chcete-li uspět, musíte čelit riziku neúspěchu a být odolní vůči všemu, co přijde zleva… To, co mě v těžkých časech drží nad vodou, je vědomí, že zítřejší úspěch žije na druhé straně dnešního neúspěchu. Vždy existuje další šance na vítězství.“
Pružnost, kterou Shootman popisuje, umožňuje řízení rizik projektu. S riziky se setkáváme a plánujeme je v každé části našeho života, od nákupu pojištění proti katastrofám až po nácvik evakuačního plánu. Nemůžeme přesně předvídat, co se stane nebo kdy se riziko projeví, ale můžeme využít své zkušenosti, moudrost, výzkum a předvídavost, abychom zůstali co nejlépe připraveni a zachovali si chladnou hlavu, když se rizika projeví.
Pochopení projektových rizik
Chceme-li začít psát plán řízení rizik, podívejme se nejprve na užitečnou definici projektového rizika z příručky A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), vydání 2000:
„… riziko je nejistá událost nebo stav, který, pokud nastane, má pozitivní nebo negativní vliv na cíl projektu. Riziko tedy není událost nebo jev, který již projekt postihl. Je to událost, která může nastat.“
Něco, co se již stalo, je problém projektu, na který musíte aktivně reagovat. Naopak riziko projektu je něco, co má potenciál nastat a na co musíte zůstat připraveni.
Tři prvky každého rizika
Gregory Becker rozlišuje rizikovou událost od dalších dvou zásadních prvků každého rizika:
-
Riziko samotné je událost nebo stav, který může nastat. Riziko by mělo být jasně definováno, aby se obava stala reálnou a bylo možné na ni reagovat.
-
Důsledek rizika musí být také definován, aby váš tým věděl, co je v sázce, jak velký a naléhavý může být dopad, na který bude muset reagovat, a jaké oblasti projektu mohou být ovlivněny.
-
Pravděpodobnost rizika musí být odhadnuta co nejpřesněji, aby váš tým vyčlenil vhodné a přiměřené množství času a energie na plánování, monitorování a reakci na riziko.
Předvídejte dobrá a špatná rizika
Rizika, která chcete určitě předvídat a plánovat, jsou ta, která mohou ovlivnit časový plán, rozpočet nebo kvalitu výstupů. A navzdory často negativní konotaci mohou mít rizika ve skutečnosti pozitivní dopad. Vždy například existuje možnost, že ceny na trhu klesnou a váš projekt se rázem ocitne hluboko pod rozpočtem. Naplánovali jste, jak ušetřené peníze přerozdělíte?“
Rozlišujte 3 druhy rizik
Všechna rizika projektu jsou neplánovaná, ale jen některá jsou nepředvídatelná. Rizika spadají do jedné ze tří kategorií známosti:
-
Známé riziko je rozpoznáno členy týmu a je přítomno již v raných fázích plánování (hlasy opozice, překročení rozpočtu, nedostatek materiálu, omezení zdrojů atd.) Měla by být důkladně zdokumentována v plánu řízení rizik s dostatečným předstihem.
-
Neznámé riziko není stanoveno ve fázích plánování a zná ho pouze omezený počet osob. Jejich odhalení by mělo být hlavním cílem vašeho výzkumu a plánu řízení rizik.
-
Neznámé riziko, u kterého nelze rozumně předpokládat, že by ho někdo předvídal, a obvykle je pro většinu osob překvapením (selhání systému, náhlá nemoc, nehoda atd.).
Smyslem plánu řízení rizik je předejít všem potenciálním rizikům – dobrým i špatným. Je to součást procesu plánování projektu, která pomáhá vašemu týmu zůstat proaktivní, nikoliv reaktivní a zmatený. Čím více se připravíte na neočekávané události, tím méně případných překvapení vykolejí váš projekt.
Whitepaper: Kompletní průvodce plánováním kreativních projektů
Kniha: Knížka: 3 vítězné strategie pro úspěch IT projektů
Proces plánu řízení rizik
Krok 1: Identifikujte potenciální rizika
S celým týmem a všemi zúčastněnými stranami projektu proveďte brainstorming potenciálních rizik pro plán řízení rizik. Každý účastník by měl důkladně zvážit projekt z hlediska své role a identifikovat vše, co je v jeho kompetenci a co by mohlo být považováno za rizikovou událost nebo podmínku. Co mohou vidět ze svého úhlu pohledu, co by ostatní vidět nemuseli?
Při tomto brainstormingu povzbuďte svůj tým, aby se vyjádřil ke všem potenciálním rizikům a zapojil všechny zúčastněné strany. V této fázi by měly být na stole všechny nápady. Nakonec je na projektovém manažerovi, aby destiloval a dokončil položky, které budou zahrnuty do plánu řízení rizik. Manažer projektu bude také čerpat z průzkumů, minulých zkušeností, zkušeností jiných projektových manažerů a podobných projektů.
Krok 2: Vyhodnocení a posouzení potenciálních rizik
Následující krok je uspořádání komplexního seznamu potenciálních rizik podle pravděpodobnosti (nízké, střední a vysoké riziko) a dopadu (nízký, střední a závažný). Tyto informace můžete shromáždit v tzv. registru rizik. Přestože není součástí fáze plánování projektu, považujte registr rizik za živý dokument, ke kterému se budete v průběhu projektu vracet a případně jej měnit.
Profi tip: Jednou z proaktivních technik řízení rizik je komunikace. V knize Done Right píše generální ředitel společnosti Workfront Alex Shootman, že podle jeho zkušeností:
„…všechny projekty budou mít nejméně tři katastrofy a nebudou souviset s technickými úkoly. Budou mít kořeny v komunikaci. A obvykle nezáleží na tom, jak se katastrofě vyhnete. Jde o to, jak je zvládnete, když si uvědomíte, že katastrofy pravděpodobně pramení z nesprávné komunikace, nejasností nebo neschopnosti sdílet důležité detaily a rozhodnutí ve správný čas.“
Krok 3: Přiřaďte odpovědnost za každé potenciální riziko
Při přidělování členů týmu pro dohled nad riziky mějte seznam priorit a vězte, kolik zdrojů budete na každé riziko potřebovat. Určení členové týmu budou zodpovědní za to, že se vrhnou do akce, pokud se potenciální riziko změní ve skutečný problém. Přiřazení odpovědnosti za rizika v plánu řízení rizik zajistí, že na každý problém bude vždy někdo dohlížet, a pomůže při rychlém a efektivním řešení problémů.
Krok 4: Vytvoření preventivních reakcí
Manažer projektu a vlastník každého rizika by měli spolupracovat a pomocí registru rizik určit vhodné reakce, pokud a kdy se riziko stane problémem. Rozhodnete, která z následujících čtyř reakcí je vhodná:
Vyhnout se: změňte své plány nebo přístup, abyste riziko eliminovali.
Převést: přidělte riziko někomu jinému v rámci týmu, v rámci společnosti nebo mimo ni (např, pojišťovně nebo dodavateli).
Mítigovat: snížit pravděpodobnost a/nebo dopad hrozby na projekt.
Přijmout: připustit riziko a vypořádat se s jeho důsledky.
Váš plán řízení rizik by měl být viditelný pro všechny členy týmu, aby každý věděl, na která rizika si má dát pozor a na koho se obrátit, pokud se některé z nich objeví. V dnešní digitální době můžete svůj podnik snadno propojit s jednotným řešením pro řízení práce v podniku.
Krok 5: Průběžně monitorujte rizika
Kromě rizik, která jste již identifikovali v plánu řízení rizik, se jistě objeví i rizika nová. Zde přichází ke slovu systém řízení rizik a vaše průběžné monitorování a kontrola rizik. Řízení rizik vyžaduje sledování a vykazování spouštěcích událostí, které vyžadují, abyste zahájili svůj plán (plány) reakce. A bude to znamenat analýzu rizik v porovnání s vaším původním hodnocením pro poučení a budoucí plánování.
Plánování rizik je komplexní a trvalou součástí solidního řízení projektu. Není možné předvídat vše, co se pokazí, ale mít zavedený systém pro případ, že se objeví problémy, jistě zvýší vaše šance na úspěch a zlepší budoucí projekty. Navíc praxe předvídání rizik jen podpoří váš tým, aby zůstal flexibilní a nebál se zkoušet nové věci.
Whitepaper: Vysoké náklady na chaos
Whitepaper: The Unnerving Cost of IT Project Management
Začněte s plánováním rizik
Efektivní řízení projektových rizik může časem snížit režijní náklady a přimět vaše týmy pracovat chytřeji. Projektoví manažeři získají potřebnou pomoc při hašení požárů a problémy, které mohly být závažné, se omezí na drobné výtluky. Jak radí Shootman v knize Done Right, „smiřte se s tím, že pokud budete usilovat o výjimečnost, ne vždy se vám to podaří. Ale smiřte se také s tím, že se nestanete skvělými v odvádění mimořádné práce tím, že se budete vyhýbat rizikům, překvapením nebo chybám.“
Workfront zjednodušuje proces tvorby plánu řízení rizik projektu. Spolupracujte se svým týmem na jednom místě, čímž zvýšíte komunikaci a transparentnost celého projektu. Všichni budou moci společně poskytovat podněty a dávat pozor na potenciální problémy, čímž se minimalizuje počet rizik, která se změní v katastrofu. Pokud jste připraveni začít plánovat rizika pro svůj příští projekt, prohlédněte si produkt ještě dnes.
.