Chcete-li provozovat ziskový podnik, je nezbytné vědět, jak vypočítat mzdové náklady, protože mzdové náklady jsou zdaleka největším nákladem většiny podniků. Konkrétní náklady se liší podle odvětví, ale ve většině oborů tvoří přibližně 60 % celkových nákladů. V březnu 2020 stál zaměstnavatele průměrný pracovník mimo státní správu 37,73 USD za odpracovanou hodinu. U státních zaměstnanců se toto číslo vyšplhá na 52,45 USD za hodinu.
Pokud nemáte spolehlivý vzorec pro výpočet nákladů na pracovní sílu, nemáte možnost zjistit, kolik každý další zaměstnanec vaši organizaci skutečně stojí. Bez těchto informací není možné přesně odhadnout vaše současné a budoucí možnosti zaměstnávání. Nemůžete správně stanovit cenu svého zboží nebo služeb, pokud neznáte náklady na pracovní sílu spojenou s jejich výrobou.
Ačkoli se výpočet mzdových nákladů může zdát jednoduchý, mnoho podniků volí příliš úzký přístup a započítává pouze náklady na mzdy zaměstnanců. To je součástí vzorce pro výpočet mzdových nákladů, ale vaše skutečné mzdové náklady zahrnují celou škálu výdajů spojených se získáním, nástupem, školením a udržením zaměstnanců. Patří sem také daně ze mzdy, balíčky benefitů a další výdaje spojené se zaměstnanci, jako jsou prostory a vybavení.
Podrobněji si povíme o tom, jak je důležité znát důkladný a přesný výpočet mzdových nákladů, a poskytneme vám spolehlivý rozpis všech výdajů, které byste měli zohlednit.
Proč počítat mzdové náklady?
Nepodepsali byste smlouvu na nové kancelářské prostory, aniž byste si spočítali, zda si můžete dovolit měsíční nájemné, že? Stejně tak byste neměli přijímat nového zaměstnance, dokud plně nevyhodnotíte, zda přínosy jeho zaměstnání převýší finanční náklady.
Při růstu firem se mnohé dostávají do problémů, když přecení své personální potřeby a podcení skutečné náklady na pracovní sílu. V lepším případě to skončí poškozením zisku a v horším případě nutností propouštět.
Použitím vzorce pro výpočet nákladů na pracovní sílu získáte přesný dolarový údaj o tom, kolik každá hodina práce vaši organizaci přímo stojí. S tímto číslem na paměti je mnohem snazší zjistit, kolik zaměstnanců na plný a částečný úvazek si můžete dovolit přijmout, než abyste se dohadovali.
Znalost nákladů na pracovní sílu vám pomůže stanovit optimální ceny, což maximalizuje váš zisk. Pokud své mzdové náklady podceníte, nastavíte příliš nízké ceny a skončíte s maržemi, které nejsou reálné pro udržení podnikání. Pokud mzdové náklady nadhodnotíte, nastavíte příliš vysoké ceny a nebudete schopni efektivně konkurovat na trhu. Při rozhodování o tom, kolik si budete účtovat, byste měli vedle nákladů na prodané zboží zvažovat i mzdové náklady.
Kalkulování mzdových nákladů vám nakonec pomůže odhalit úniky příjmů, které vám ubírají na výnosech. Mezi příklady patří používání mobilních telefonů zaměstnanců, kilometry ujeté služebními vozidly a náklady na pronájem. Sledování trendů výdajů v těchto oblastech vám také pomůže upozornit na možné podvody.
Jak vypočítat mzdové náklady
Teď, když jsme zjistili, proč je důležité mít přesný přehled o mzdových nákladech, uvádíme šest kategorií výdajů, které je třeba zahrnout do vzorce pro výpočet mzdových nákladů.
Nábor zaměstnanců
Náklady na pracovní sílu začnete účtovat ještě předtím, než přijmete prvního zaměstnance. Vždyť udržování webových stránek, propagace nabídek práce, účast na veletrzích pracovních příležitostí a další náborové aktivity něco stojí. Obsazení některých specializovaných pozic vás může stát více, zatímco obsazení jiných pozic, například základních, vás může stát méně. Průměrná částka, kterou stojí získání zaměstnance na jakoukoli pozici, se nazývá cost-per-hire.
Náklady na nábor se vypočítají součtem všech vašich interních a externích nákladů na nábor. Mezi běžné náklady na nábor, které je třeba zahrnout do výpočtu, patří poplatky za zprostředkování zaměstnání, prověrky, testování na přítomnost drog, veletrhy pracovních příležitostí, zřízení a údržba vaší kariérní stránky a poplatky placené náborovým pracovníkům.
Mzdy
Jedná se o nejzřetelnější výdaje na zaměstnance, které jsou poměrně jednoduché. Jedná se o celkové náklady na mzdy nebo hodinové mzdy, které vyplácíte všem svým zaměstnancům.
Ujistěte se, že bez ohledu na časovou jednotku, kterou používáte k měření mzdových nákladů – nejjednodušší je obvykle pohled na náklady na zaměstnance za celý rok – používáte stejný časový rámec pro všechny ostatní zde uvedené kategorie.
Příspěvky a zdravotní pojištění
Příspěvky zaměstnancům jsou dalším významným nákladem souvisejícím s pracovní silou. Z hodinových nákladů na zaměstnance ve výši 37,73 USD, o kterých jsme vás informovali dříve, tvořily 11,82 USD benefity. To je zhruba 30 %.
Všeobecně platí, že čím více zaměstnanců máte, tím menší jsou náklady na požitky na zaměstnance. Do výpočtu benefitů je třeba zahrnout pojistné na zdravotní pojištění, příspěvky zaměstnavatele na penzijní připojištění, správní poplatky penzijního programu, placené volno a příplatky, jako jsou přesčasy.
Daně ze zaměstnání
Za každou osobu, kterou zaměstnáváte, nese vaše společnost daňové zatížení. To se skládá z federální daně z příjmu, daně ze sociálního a zdravotního pojištění a daně z nezaměstnanosti. Federální daně z příjmu jsou sráženy ze mzdy zaměstnance, proto je zde neuvádíme (neboť jsou již zahrnuty v rámci výše uvedené kategorie mezd).
Daně sociálního a zdravotního pojištění se rovněž srážejí ze mzdy zaměstnance, ale zaměstnavatel je povinen k nim odvést odpovídající částku. Federální daně z nezaměstnanosti platí výhradně zaměstnavatel. Pro výpočet podílu výdajů na každou z těchto daní použijte pokyny daňového úřadu IRS uvedené zde.
Školení
Noví zaměstnanci obvykle nejsou produktivní hned od nástupu. Spíše budete muset vynaložit nějaký čas a peníze na jejich zaškolení a tyto náklady byste měli zohlednit ve svých mzdových nákladech. Podle zprávy časopisu Training vydávají americké podniky na školení v průměru 1075 dolarů na jednoho zaměstnance.
Při sčítání nákladů na školení berte v úvahu cestovné, školicí materiály, vybavení, software a další digitální programy a platby za externí pomoc. Pokud chcete být velmi přesní, můžete zahrnout také ztrátu produktivity, tj. částku, kterou nevyděláte, protože zaměstnanec ještě není plně produktivní. Tyto údaje mohou být v některých oborech, například v prodeji, snadněji dostupné, zatímco v jiných, například ve službách, je nelze tak dobře vyčíslit.
Režie
Možná znáte režijní náklady, jako je nájemné a služby, a možná si myslíte, že jsou to náklady oddělené od mzdových nákladů. Ve skutečnosti však vaše režijní náklady přímo souvisejí s počtem zaměstnanců, které máte. Čím více lidí například zaměstnáte, tím více stolů budete potřebovat a tím větší plochu prostoru budete potřebovat, takže je nejrozumnější zahrnout režijní náklady jako součást mzdových nákladů.
Mezi položky, které je třeba zahrnout do režijních nákladů, patří náklady na fyzický pracovní prostor (hypotéka nebo nájem), daň z nemovitosti, komunální služby, kancelářské potřeby, vybavení a údržba. Pokud poskytujete zaměstnancům k užívání firemní vozidla, mobilní telefony, notebooky nebo jiná zařízení, měly by být zahrnuty i tyto náklady.
Další náklady, které je třeba zvážit
Kromě výše uvedených pravidelných, opakujících se nákladů nezapomeňte započítat flexibilní náklady, jako jsou sezónní nebo dočasné pracovní síly, a jednorázové náklady, které se objevují jen příležitostně, například odměny za svátky.
Zvažte také náklady na dodavatele, jako jsou externí grafici nebo konzultanti, a mějte na paměti, že tyto náklady mohou ve skutečnosti klesnout, když přidáte zaměstnance (například když přijmete vlastního grafika, abyste eliminovali potřebu outsourcingu).
Vzorce pro výpočet mzdových nákladů
Pokud jste se zabývali všemi výše uvedenými kategoriemi, je čas je sečíst.
- Chcete-li vypočítat skutečné mzdové náklady, sečtěte výdaje ve výše uvedených kategoriích a součet vydělte počtem zaměstnanců, které máte. Tím získáte náklady na zaměstnance za rok (nebo jakoukoli časovou jednotku, na které jste se dohodli).
- Dále chcete tyto náklady rozdělit na jednotlivé hodiny. To provedete tak, že náklady na zaměstnance z kroku 1 vydělíte počtem odpracovaných hodin za rok. Za předpokladu 40hodinového pracovního týdne s dvěma týdny placené dovolené odpracuje většina zaměstnanců přibližně 2000 hodin ročně.
- To jsou vaše skutečné mzdové náklady na hodinu.
Pomocí tohoto údaje můžete snadno spočítat, kolik vám každý další zaměstnanec na plný nebo částečný úvazek ročně přidá do nákladového listu, a následně zjistit, zda se jedná o realizovatelný výdaj.
Quickbooks nabízí skvělý bezplatný nástroj, který vám pomůže tento výpočet provést digitálně. Najdete ho zde.
Získejte odbornou pomoc při mapování vašeho budoucího personálního plánu
Jak vidíte, při rozhodování o tom, kolik lidí potřebujete zaměstnat a jaké role upřednostnit, je toho hodně, co je třeba zvážit. Pokud správně nepředpokládáte své personální potřeby, může to mít za následek ušlý zisk a zaostávající produktivitu. Společnost 4 Corner Resources vám pomůže sestavit personální plán, který bude odpovídat potřebám vaší organizace a bude mít smysl pro váš rozpočet.
Pomůžeme vám zvážit výhody zaměstnanců na plný úvazek oproti alternativním možnostem, jako jsou částečné úvazky, dočasná práce a práce na smlouvu, a určit nejlepší personální strategii pro vaši současnou situaci a budoucí růst. Nabízíme také kompletní sadu mzdových služeb, které vám pomohou vyřešit nudné, ale nezbytné úkoly, jako je nabídka pojištění a benefitů.
Kontaktujte nás ještě dnes a nechte nás začít vytvářet strategii najímání zaměstnanců na míru vašemu podnikání.