Uspořádat výzvu na hubnutí na pracovišti je zábava i práce. Doufejme, že zábava, kterou si užijete, vyváží práci a hodiny, které budete muset vynaložit, abyste zorganizovali příjemnou a úspěšnou výzvu.
Zorganizování znamená, že musíte získat pomoc. Začněte včas tím, že před začátkem akce zajistíte účastníky a vedoucí týmů. Uspořádání hierarchie a schématu úkolů je vaším prvním úkolem jako koordinátora výzvy na hubnutí v kanceláři.
Vyberte vedoucí týmů a pomozte jim vybrat jejich tým dobrovolných účastníků.
Hostování výzvy znamená, že máte konečné slovo v tom, o čem bude. Může to být cokoli, od pouhého závodu o to, kdo nejvíce zhubne, až po plnohodnotnou zdravotní akci, která zahrnuje fitness, wellness, vzdělávání, týmové akce, získávání finančních prostředků a také spoustu zábavy a cen.
Soutěž, která je jen o hubnutí, nedoporučujeme, protože se může stát velmi nezdravou a škodlivou.
Jaké jsou úkoly a povinnosti organizátorů soutěže Office Weight Loss Challenge?“
Vy (hostitel) a zbytek týmu si můžete rozdělit povinnosti, abyste zajistili hladký průběh soutěže. Jako organizátor musíte zajistit, aby lidé plnili potřebné úkoly včas.
Jak vybrat organizátora Hubnoucí výzvy?
Existuje několik základních vlastností, které by měl organizátor mít. Osoba pověřená vedením akce by měla být někým, kdo je skvělý organizátor a delegát. Protože se bude jednat o výzvu na pracovišti, doporučuji, aby ji nejlépe neřídil nadřízený nebo někdo z vedení. Mít šéfa na starosti „zábavnou“ akci může velmi rychle zabít motivaci.
Pokud vše ostatní selže, měl by tuto zodpovědnost zvládnout někdo z HR (Human Resources) nebo OH (Occupational Health) nebo podobně, kdo nebude drát peří.
Jako osoba pověřená vedením je na vás, abyste sestavili tým, delegovali úkoly a vypracovali časový plán. Uspořádat zábavnou a (zdánlivě) nenáročnou výzvu na hubnutí v kanceláři vyžaduje plánování a čas.
Je nezbytné sestavit dobrý tým, který vám pomůže. Tým pomáhá podporovat pocit odpovědnosti, kamarádství a poskytuje vám zásobu zdrojů, pokud jde o vymýšlení aktivit, výzev a odměn.
Hospodář bude potřebovat následující:
Ještě než začnete, ujistěte se, že máte požehnání šéfů k uspořádání výzvy v práci. Ujistěte se, že vědí a schvalují vše, co to bude obnášet. To zahrnuje i to, co očekáváte, že vám firma nabídne ve formě odpovídajících příspěvků na ceny, času a prostoru vyhrazeného pro fitness a zdravé aktivity a firemního sponzoringu.
Jakmile získáte spolupráci a požehnání vedení, budete muset dát o akci vědět a sestavit seznam zájemců o účast, vedoucích týmů a dobrovolníků.
Nepotřebujete bezpodmínečně pomoc ostatních, ale JE toho hodně. Snažte se najít lidi, kteří jsou zběhlí v potřebných úkolech, a pokud je to možné, umožněte lidem, aby si vybrali úkol(y), které je nejvíce baví a jsou v nich nejlepší.
Plánování výzvy v práci vyžaduje zvláštní plánovací schopnosti, které pomáhají, aby všechny části do sebe zapadly včas. Vy (organizátor) jste tou hlavní osobou, která má na starosti plánování schůzek výboru a kombinování všech zdrojů, které přinášejí.
Propagace Výzvy
Budete potřebovat někoho, kdo bude mít na starosti propagaci akce a bude působit jako styčná osoba (tj. marketing a PR). Tato osoba bude mít na starosti rozesílání a odpovídání na e-maily týmu, bude vám poskytovat aktuální informace, protože budete udržovat tabulku s výsledky.
Pokud do akce zahrnete i externí oslovení pro charitativní sponzoring, můžete zvážit přidání další osoby do této role, aby se mohla soustředit výhradně na zapojení komunity.
Správa peněz
Jedna osoba by měla spravovat peníze. To bude vyžadovat podrobné vyúčtování příjmu a výdeje peněz. To zahrnuje účastnické poplatky a nákupy, jako jsou týmová trička a ceny. Pokud do akce zahrnete i fundraisingovou aktivitu, je třeba ji také zaúčtovat.
Plánování akcí
Budete potřebovat koordinátora akcí. Tato osoba bude plánovat místnost (místnosti) pro týdenní schůzky, vážení a hry. Bude také zodpovědná za vyhledávání speciálních prostor pro další příležitosti podle potřeby.
Tyto činnosti mohou zahrnovat cokoli od plánování rezervací v restauracích pro týden „jídla venku“ v rámci výzvy až po plánování pěší trasy pro „krokovou výzvu“.
Komunikace
Jako hostitel budete také hlavním koordinátorem, který bude mít na starosti průběžnou komunikaci, časový harmonogram a výstupy.
Nepředpokládejte, že jen proto, že někdo souhlasil s tím, že něco dokončí do příštího pátku, to také udělá. Někteří lidé neradi říkají „ne“ a možná souhlasili s tím, že udělají něco, co ve skutečnosti nechtěli. Je na vás, abyste zajistili, že všechny úkoly budou dodány splněné a včas.
Důvěrnost
Každá Hubnoucí výzva vyžaduje osobu, která bude dohlížet na týdenní vážení. Musíte respektovat, že u některých lidí je to choulostivá záležitost. Účastníkům musí být zajištěna diskrétnost a důvěra. Personální zdravotní sestra nebo zdravotní koordinátor budou pravděpodobně nejzřejmější volbou pro tuto pozici.
Různé
Další věci, které budete muset mít jako organizátor na starosti, jsou:
- Ujistěte se, že všichni účastníci ověřili svou způsobilost k účasti. Možná je vhodné je vyzvat, aby šli ke svému lékaři na roční prohlídku.
- Vydejte pravidla Hubnoucí výzvy a ujistěte se, že všichni dostanou její kopii.
- Pokud budete do kanceláře zvát odborníky, kteří budou hovořit o dietě a cvičení, měli byste s nimi předem udělat rozhovor a objednat je. Ne všichni osobní trenéři jsou obeznámeni s fitness v kanceláři nebo s obézními osobami. Stejně tak ne všichni odborníci na výživu jsou schopni pomoci lidem se speciálními stravovacími potřebami. Každému, koho přivedete na besedu, budou pokládány otázky a pravděpodobně budou předváděny ukázky, takže musí být zkušený, znalý a příjemný.
Povzbuďte ho, aby propagoval svou firmu a nabídl vyzyvatelům speciální ceny. Tato křížová propagace by pro ně mohla být dostatečně lákavá, aby přišli zdarma. - Jakmile bude dohodnut typ bodování, zveřejnění a ověření týdenních součtů bude vaší povinností. Nemusíte provádět vážení, ale potřebujete týdenní čísla (libry nebo procenta). Pokud budete přidávat body za aktivity, budete je sbírat od vedoucích týmů.
- Budete zodpovědní za rozesílání skupinových e-mailů, týdenních zpravodajů a zveřejňování aktualizací v tabulkách. Budete PRVNÍ, kdo se dozví, kdo jsou finalisté a vítězové. Tyto informace nepředávejte ani nesdílejte před slavnostním odhalením.
- Vytvořte e-mailový seznam výzvy na pracovišti určený speciálně pro tuto komunikaci. Týmy a vedoucí týmů byste měli mít v různých seznamech. Rozesílejte aktualizace a upomínky. Nemusíte připomínat událost všem, ale připomeňte vedoucím týmů, aby připomněli svůj tým.
Být vedoucím vyžaduje, abyste byli poněkud vzdáleni od skupin v případě, že dojde ke sporu vyžadujícímu rozhodování. Možná budete chtít zvolit nestrannou osobu, která by byla konečným rozhodčím. Pravděpodobně to nebude někdo z vedení.
Aby vše bylo zábavné a spravedlivé, vedení a nadřízení se mohou prostě uvolnit ze svých vedoucích rolí a stát se součástí týmu Hubnoucí výzvy.
Vaše poslání, pokud se rozhodnete ho přijmout.
Sotva jsem poškrábal povrch toho, co obnáší pořádání a organizace zábavné a úspěšné Hubnoucí výzvy pro pracoviště. Určitě to zní hodně jako práce, že? Jako organizátor máte za úkol se semknout a zajistit, aby to byla ZÁBAVNÁ a ÚSPĚŠNÁ akce pro všechny ostatní!
Když se vám to podaří, lidé o vás a o zábavě, kterou zažili, budou mluvit ještě několik let!
Pokud byste chtěli poradit, máme pro vás sadu nástrojů pro organizátory, která obsahuje vše potřebné. Stačí se zaregistrovat zde