Jak najít externí odkazy a reference v aplikaci Excel

Co jsou to externí odkazy nebo reference?

Když v Excelu vytváříte vzorce a odkazujete na datový bod v jiném sešitě, Excel vytvoří odkaz na tento sešit.

Vaše vzorce tedy mohou vypadat nějak takto:

Všimněte si, že žlutě zvýrazněná část je externí odkaz (nazývaný také externí reference). Tato část vzorce říká Excelu, aby přešel do tohoto sešitu (Score.xlsx) a odkázal na zadanou buňku v sešitu.

Výhodou externího odkazu ve vzorci je, že jej můžete automaticky aktualizovat, když se změní data v odkazovaném sešitu.

Nevýhodou však je, že tento odkazovaný sešit musíte mít vždy k dispozici. Pokud byste soubor propojeného sešitu odstranili, změnili jeho název nebo umístění ve složce, data by se neaktualizovala.

Pokud pracujete se sešitem, který obsahuje externí odkazy, a musíte jej sdílet s kolegy/klienty, je lepší tyto externí odkazy odstranit.

Pokud však máte hodně vzorců, může vás ruční práce přivést k šílenství.

Jak najít externí odkazy a reference v aplikaci Excel

Nabízíme několik technik, které můžete použít k rychlému nalezení externích odkazů v aplikaci Excel:

• Pomocí funkce Najít a nahradit.
• Pomocí možnosti Upravit odkazy.

Podívejme se, jak každá z těchto technik funguje.

Hledání externích odkazů pomocí funkce Najít a nahradit

Buňky s externími odkazy obsahují název sešitu, na který odkazují. To by znamenalo, že odkaz bude mít název souboru s příponou .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.

Toho můžeme využít k nalezení všech externích odkazů.

Níže jsou uvedeny kroky k nalezení externích odkazů v aplikaci Excel pomocí funkce Najít a nahradit:

• Vyberte všechny buňky.
• Přejděte na kartu Domů -> Úpravy -> Najít & Vyberte -> Najít.
• V dialogovém okně Najít a nahradit zadejte do pole „Najít co“ *.xl*.
• Klikněte na Najít vše.

Tím se najdou a zobrazí všechny buňky, ve kterých jsou externí odkazy.

Nyní můžete vybrat všechny tyto buňky (vyberte první záznam, podržte klávesu Shift a poté vyberte poslední záznam) a převést vzorce na hodnoty.

Nalezení externích odkazů pomocí možnosti Upravit odkazy

Excel má tento vestavěný nástroj, který najde všechny externí odkazy.

Níže uvádíme postup nalezení externích odkazů pomocí možnosti Upravit odkazy:

• Přejděte na kartu Data.
• Ve skupině Spojení klikněte na možnost Upravit odkazy. Otevře se dialogové okno Upravit odkazy, ve kterém budou uvedeny všechny sešity, na které se odkazuje.
• Kliknutím na Přerušit odkazy převedete všechny propojené buňky na hodnoty.

Uvědomte si, že jakmile přerušíte odkazy, můžete je vrátit zpět. Jako osvědčený postup si před tímto úkonem vytvořte zálohu.

Stále dostáváte výzvu k vytvoření externích odkazů?

Někdy se může stát, že najdete a odstraníte všechny externí odkazy, ale přesto se zobrazí výzva, jak je uvedeno níže:

Nezblázněte se a nezačněte Excelu nadávat.

Pokud tedy dostáváte výzvu k aktualizaci odkazů, zkontrolujte také následující externí odkazy:

• Pojmenované rozsahy
• Podmíněné formátování
• Ověřování dat
• Tvary
• Nápisy grafů

Použití funkce „Najít a nahradit“ nebo „Upravit odkazy“, jak je uvedeno výše, by externí odkazy v těchto výše uvedených funkcích neidentifikovalo.

Níže jsou uvedeny kroky k nalezení externích odkazů na těchto místech:

• Pojmenované rozsahy: Přejděte na kartu Vzorec a klikněte na Správce názvů. Zobrazí se všechny pojmenované rozsahy v sešitě. Můžete zkontrolovat sloupec „Odkazuje na“, abyste zjistili externí odkazy.
• Podmíněné formátování: Jediný způsob, jak může externí odkaz přistát v podmíněném formátování, je prostřednictvím vlastního vzorce. Přejděte na kartu Domů -> Podmíněné formátování -> Správa pravidel. Ve Správci pravidel podmíněného formátování zaškrtněte vzorce pro externí odkazy.
• Ověřování dat: Je možné, že rozbalovací seznam pro ověření dat odkazuje na pojmenovaný rozsah, který má zase externí odkazy. Kontrola pojmenovaných rozsahů by měla vyřešit i tento problém.
• Tvary: Pokud používáte tvary, které jsou propojeny s buňkami, zkontrolujte je na externí odkazy. Zde je rychlý způsob, jak projít všechny tvary:
  • Stiskněte klávesu F5. Otevře se dialogové okno Přejít na.
  • Klepněte na Speciální.
  • V dialogovém okně Přejít na speciální vyberte Objekty.
  • Klepněte na OK. Tím by se vybraly všechny tvary. Nyní jimi můžete procházet pomocí klávesy Tab.
• Názvy grafů:

Více o externích odkazech se můžete dozvědět z těchto návodů:

• Hledání externích odkazů v Excelu – Contextures Blog.
• Hledání externích odkazů – Podpora Microsoft Excel.

K dispozici je také doplněk pro hledání externích odkazů v Excelu. Kliknutím sem se dozvíte více a stáhnete si doplněk.

Mohou se vám také líbit následující výukové programy Excel: