©
damircudic
Využíváte svůj čas co nejlépe?
Je konec dalšího náročného pracovního dne, a přestože jste do kanceláře přišli brzy a odešli pozdě, nemáte pocit, že jste dosáhli něčeho významného.
To se může stát až příliš snadno. Tváří v tvář nekonečným schůzkám, častému vyrušování a naléhavým úkolům na poslední chvíli můžete být snadno celý den zaneprázdněni, aniž byste dosáhli jakéhokoli pokroku v projektech a cílech s vysokou prioritou.
Proto je tak důležité vědět, jak si správně rozvrhnout čas. V tomto článku se podíváme na kroky, které k tomu můžete podniknout, a získat tak čas na skutečně důležitou práci a zároveň si ponechat čas na osobní rozvoj, rodinu a přátele.
Důležitost plánování
Plánování je umění plánovat své činnosti tak, abyste mohli dosáhnout svých cílů a priorit v čase, který máte k dispozici. Pokud je prováděno efektivně, pomáhá vám:
- Uvědomit si, čeho můžete se svým časem reálně dosáhnout.
- Ujistit se, že máte dostatek času na základní úkoly.
- Přidat si náhradní čas pro „neočekávané události“.
- Vyhnout se tomu, abyste si na sebe vzali více, než můžete zvládnout.
- Pracujte soustavně na svých osobních a kariérních cílech.
- Mějte dostatek času na rodinu a přátele, cvičení a koníčky.
- Dosáhněte dobré rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.
Čas je jediný zdroj, který si nemůžeme koupit, ale často jím plýtváme nebo ho využíváme neefektivně. Plánování vám pomůže přemýšlet o tom, čeho chcete za den, týden nebo měsíc dosáhnout, a udrží vás na cestě k dosažení vašich cílů.
Jak si naplánovat čas
Nastavte si pravidelný čas pro plánování – například na začátku každého týdne nebo měsíce.
Na výběr máte řadu různých nástrojů. Jednoduchým a snadným způsobem, jak si vést rozvrh, je používat tužku a papír a organizovat si čas pomocí týdenního plánovače. (Kliknutím sem získáte šablonu plánovače ke stažení zdarma a můžete začít.)
Můžete také používat aplikace a software, jako je Google Calendar®, MS Outlook® a Business Calendar. Vyberte si plánovací nástroj, který vyhovuje vaší situaci, aktuální struktuře vašeho zaměstnání, vašemu osobnímu vkusu a vašemu rozpočtu.
Při výběru plánovače je nejdůležitější, aby vám umožňoval snadné zadávání údajů a aby vám umožňoval zobrazit odpovídající časové rozpětí (den/týden/měsíc) v takové míře podrobnosti, jakou potřebujete.
Jakmile se rozhodnete, který nástroj chcete používat, připravte si plán následujícím způsobem:
Krok 1: Určení volného času
Začněte stanovením času, který chcete mít k dispozici pro svou práci.
To, kolik času strávíte v práci, by mělo odrážet koncepci vaší práce a vaše osobní životní cíle.
Pokud například usilujete o povýšení, může být rozumné pracovat každý den nad rámec běžné pracovní doby, abyste ukázali své odhodlání. Pokud naopak chcete mít dostatek času na mimopracovní aktivity, můžete se rozhodnout odpracovat přidělené hodiny a nic víc.
Krok 2: Rozvrhněte si nezbytné činnosti
Dále si zablokujte činnosti, které bezpodmínečně musíte udělat, abyste odvedli dobrou práci. Často to budou věci, podle kterých budete hodnoceni.
Pokud například řídíte lidi, ujistěte se, že máte k dispozici dostatek času na řešení osobních záležitostí členů týmu, koučování a potřeby supervize. Vyhraďte si také čas na komunikaci se svým šéfem a klíčovými lidmi ve svém okolí.
Krok 3: Naplánujte si činnosti s vysokou prioritou
Prohlédněte si svůj seznam úkolů , a naplánujte si do něj činnosti s vysokou prioritou a naléhavé činnosti, stejně jako nezbytné údržbové úkoly, které nelze delegovat nebo se jim vyhnout.
Snažte se je rozvrhnout na denní dobu, kdy jste nejproduktivnější – někteří lidé jsou například nejenergičtější a nejvýkonnější ráno, zatímco jiní se efektivněji soustředí odpoledne nebo večer. (Náš článek „Je to ranní úkol?“ vám pomůže určit vaše nejlepší denní doby.)
Krok 4: Naplánujte si čas na nepředvídané události
Dále si naplánujte nějaký čas navíc na zvládnutí nepředvídaných a mimořádných událostí. Zkušenosti vám napoví, kolik si máte vyhradit – obecně platí, že čím nepředvídatelnější je vaše práce, tím více času na nepředvídané události budete potřebovat. (Pokud si tento čas nenaplánujete, k mimořádným událostem stejně dojde a vy nakonec budete pracovat pozdě.)
Považujete tento článek za užitečný?“
Dalších 63 dovedností v oblasti time managementu, jako je tato, se můžete naučit, když se připojíte ke klubu Mind Tools.
Připojte se ke klubu Mind Tools ještě dnes!
Získejte zdarma Newsletter
Získejte každý týden nové kariérní dovednosti a navíc získejte bonusový pracovní sešit Time management, zdarma!
Přečtěte si naše zásady ochrany osobních údajů
Časté vyrušování vám může ubírat čas. Naučíte-li se je zvládat, můžete snížit množství nepředvídatelného času, který si musíte vyhradit. Některá přerušení bude těžké předvídat, ale ponechání určitého volného prostoru v plánu vám poskytne potřebnou flexibilitu, abyste mohli přeorganizovat úkoly a reagovat na důležité problémy, jakmile se objeví.
Krok 5: Naplánujte si diskrétní čas
Prostor, který vám v plánovači zbývá, je „diskrétní čas“: čas, který je k dispozici pro plnění vašich priorit a dosažení vašich cílů. Projděte si svůj seznam úkolů a osobních cílů seřazených podle priorit , zhodnoťte čas, který potřebujete k jejich dosažení, a naplánujte si je.
Krok 6: Analyzujte své aktivity
Pokud v době, kdy dospějete k pátému kroku, zjistíte, že máte k dispozici jen málo nebo žádný volný čas, musíte se vrátit k druhému, třetímu a čtvrtému kroku a položit si otázku, zda jsou všechny zadané úkoly nezbytně nutné. Je možné, že některé věci lze delegovat nebo řešit časově efektivnějším způsobem.
Jedním z nejdůležitějších způsobů, jak můžete vybudovat úspěch, je maximalizovat pákový efekt, kterého můžete dosáhnout se svým časem. Zvyšte množství práce, kterou můžete dokončit, delegováním na jiné lidi, outsourcingem klíčových úkolů nebo využitím technologií k automatizaci co největšího množství práce. To vám uvolní ruce pro dosažení vašich cílů.
Pokud zjistíte, že váš volný čas je stále omezený, možná budete muset znovu projednat svou pracovní náplň nebo požádat o pomoc . Nově připravený rozvrh používejte jako důkaz svých velkých závazků. Svému šéfovi tím ukážete, jak jste dobře organizovaní, a možná bude k vaší žádosti vstřícnější!“
Klíčové body
Rozvrhování je proces, při kterém plánujete, jak využijete svůj čas. Jeho správné provedení může maximalizovat vaši efektivitu a snížit úroveň stresu.
Při přípravě rozvrhu postupujte podle tohoto šestikrokového postupu:
- Identifikujte čas, který máte k dispozici.
- Vyplňte si základní úkoly, které musíte splnit, abyste byli v práci úspěšní.
- Naplánujte si naléhavé úkoly s vysokou prioritou a důležité „domácí“ činnosti.
- Vyhraďte si přiměřený náhradní čas na zvládnutí nepředvídatelných událostí a přerušení.
- Ve zbývajícím čase si naplánujte činnosti, které se týkají vašich priorit a osobních cílů.
- Analyzujte své činnosti, abyste zjistili, které úkoly lze delegovat, přenést na někoho jiného nebo je úplně vyškrtnout.
Je důležité, abyste si ve svém rozvrhu našli čas na své profesní a osobní cíle. Pokud vám po dosažení pátého kroku zbývá jen málo volného času nebo žádný, přehodnoťte své úkoly a zjistěte, zda je nemůžete dělat jinak – jinak utrpí vaše rovnováha mezi pracovním a soukromým životem.
Stáhněte si pracovní list
.