Co je to pracovní zakázka? Vysvětlení jednoduché pracovní zakázky

Pracovní zakázka je úkol nebo práce pro zákazníka, kterou lze naplánovat a někomu přidělit. Tento termín se běžně používá v oboru terénních služeb, kde jsou pracovní příkazy nebo úlohy přidělovány technikům v terénu. Pracovní příkazy přidělují terénním technikům různé úkoly, jako jsou instalace zařízení, opravy nebo údržbářské práce

Obvykle jsou pracovní příkazy výsledkem požadavku zákazníka. V mnoha případech však mohou být Pracovní příkazy následnou akcí po dříve provedené kontrole nebo auditu. Zde je několik příkladů, které znamenají skutečnou pracovní zakázku:

1. Kontrola nemovitosti může ukázat potřebu několika oprav – střešní krytiny, klempířských prací, terénních úprav, elektroinstalace atd. Zde může být každá oprava samostatnou pracovní zakázkou.
2. Posouzení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci ( inspekce OSHA) naznačuje potřebu vyměnit značení, vyměnit osvětlení, odstranit nebezpečný materiál, odtěžit schodiště atd. – každá z těchto položek může být pracovním příkazem.
3. Plánovaná kontrola údržby výrobního zařízení naznačuje potřebu výměny dílů, doplnění maziv a seřízení součástí – což může být jeden nebo více pracovních příkazů.

Pracovní příkaz obsahuje popis podrobností práce. Zadání pracovního příkazu může být jednoduché. Jednoduchý pracovní příkaz vyžaduje pouze pět prvků znázorněných zlatě na obrázku níže. Všechny ostatní prvky jsou volitelné.
Při jejich snadné správě pomáhá použití formulářů a šablon.

Například formuláře nejsou povinné, ale jeden nebo více formulářů lze použít k organizaci nebo dokumentaci činností pomocí přizpůsobených a opakovaně použitelných kontrolních seznamů. Formuláře mohou obsahovat stránky, kterým lze dát „logiku“, které položky ve Formuláři budou prezentovány.

Další volitelné položky, zobrazené zeleně, jako je Odhad (nebo Cenová nabídka), mohou být zahrnuty do Pracovní zakázky. Pokud se často používá společná sada volitelných položek, lze je seskupit jako součást pojmenované Šablony a urychlit tak jejich začlenění do Pracovní zakázky.

Definovaná jednoduchá pracovní zakázka

Následující příklad z oblasti správy obytných nemovitostí vám poskytne přibližnou představu o tom, jak se plánuje a provádí jednoduchá pracovní zakázka prostřednictvím softwaru pro správu pracovních sil.

Podívejte se na následující příklad z odvětví správy rezidenčních nemovitostí.

1. Joe, vedoucí týmu, obdrží od zákazníka požadavek na podporu při úpravě terénu v jeho objektu.
2. Joe vytvoří pracovní příkaz a přidělí jej Timovi, který pracuje v Joeově týmu. Existuje mnoho způsobů, jak přiřadit Pracovní příkaz – telefonicky, pomocí SMS nebo pomocí profesionálního softwaru pro pracovní příkazy, jako je ReachOut. Použití nástroje, jako je ReachOut, usnadňuje Joeovi určit vhodné datum a čas a také předat Timovi adresu, kód uzamykatelné schránky a další informace, které může potřebovat k dokončení Pracovní zakázky.
3. Tim zaznamená informace od Joea a v dohodnutém termínu zajede na pozemek zákazníka, aby provedl naplánované terénní úpravy, například odklizení suti. Software pro zadávání pracovních zakázek, jako je ReachOut, může zajistit, aby Tim dorazil přesně na místo zákazníka v předem stanoveném termínu v kalendáři se souborem pokynů. ReachOut spolupracuje s Mapami a pomáhá Timovi najít nejlepší cestu k pozemku zákazníka. ReachOut také zasílá oznámení, takže Tim dostane včas připomínku o pracovní zakázce.
4. Ve většině profesionálních terénních servisních firem by terénní technici jako Tim vyplnili formulář s informacemi o práci prováděné na nemovitosti. Takový formulář může obsahovat – časy příjezdu a odjezdu, kontrolní seznam práce a některé poznámky. Některé společnosti mohou vyžadovat, aby zákazníci formulář podepsali a potvrdili tak, že práce byla provedena. Všechny tyto informace lze zachytit na papíře nebo pomocí aplikace pro správu pracovních zakázek v chytrém telefonu Tim. Pomocí aplikace ReachOut může Tim také pořídit fotografie se souřadnicemi GPS, aby v případě potřeby poskytl důkaz o provedené práci.
5. Po provedení pracovní zakázky Timem může Joe vystavit zákazníkovi fakturu za dobře odvedenou práci. Software pro správu pracovních zakázek, jako je ReachOut, pomáhá snadno vytvářet a odesílat faktury zákazníkům.

Proměna pomocí softwaru pro zadávání pracovních zakázek

Tradičně se pracovní zakázky zadávaly prostřednictvím telefonních hovorů. Pokyny a formuláře se spravovaly pomocí papíru a pera. Některé společnosti používají k evidenci formulářů notebooky. V dnešní době však servisní firmy přechází na software pro pracovní zakázky a software pro řízení služeb v terénu, jako je ReachOut. Software ReachOut, který je k dispozici jako webové zázemí a doprovodná mobilní aplikace, umožňuje technikům v terénu přijímat pokyny, formuláře, oznámení a adresy prostřednictvím jejich chytrých telefonů nebo tabletů.

„Je načase, aby servisní podniky pokročily s technologiemi, a zavedení softwaru pro pracovní zakázky je jedním z kroků k tomuto procesu. Úroveň pohodlí, kterou přináší, spolu se zlepšením efektivity a optimalizací pracovních postupů pomáhá udělat více práce za kratší dobu spolu s plusovým bodem v podobě větší spokojenosti zákazníků.“ Stephen Cummings, SVP, ReachOut Suite

Mohou snadno přidávat informace o zakázce, anotovat obrázky, pořizovat podpisy zákazníků a snadno spravovat vlastní práci. Takové systémy poskytují nadřízeným možnost řídit své týmy odkudkoli na světě. Kromě toho ReachOut také umožňuje majitelům firem vytvářet více týmů s různými vedoucími.

Pracovní příkazy jsou podstatou organizace. Proto se udržování přehledného a bezproblémového systému pracovních příkazů stává nezbytným pro zajištění růstu organizace. Chytrý software pro pracovní příkazy, jako je ReachOut, nejen usnadňuje udržování pracovních příkazů, ale také zabraňuje plýtvání časem a penězi.

Další čtení:

• Přidání pracovní zakázky
• Přidělení/odeslání pracovní zakázky
• Vyplňování pracovních zakázek online
• Co je to balíček pracovních zakázek
• Zobrazení domovské stránky pracovního příkazu
• Jak přizpůsobit nastavení pracovního příkazu
• Jak změnit stav pracovního příkazu
• a další

.