Event Management zahrnuje dohled nad veškerou logistikou před a během akce, ať už se jedná o konferenci, svatbu nebo jiné organizované setkání. Event manažeři realizují plány akce tím, že řídí personál, finance, vztahy s dodavateli a další.
V profesi event manažera jsou pracovní názvy stejně rozmanité a početné jako nabízené služby a často může být obtížné je od sebe odlišit. To může být náročné při přípravě portfolia plánování akcí, při hledání práce nebo při spolupráci s klientem, který nemá správnou představu o vaší pracovní náplni a odpovědnosti. Přečtěte si více o tom, co obnáší event management a zda je pro vás vhodný.
Co je to event management?
Event management zahrnuje řadu funkcí pro realizaci rozsáhlých akcí, mezi které mohou patřit konference, kongresy, koncerty, veletrhy, festivaly a slavnosti. Zahrnuje řízení celkové logistiky akce, práci s personálem a provádění projektového řízení akce jako celku.
Další povinnosti mohou zahrnovat řízení rozpočtu a týmů lidí odpovědných za jednotlivé funkce a také dohled nad realizací akce. Event manažeři také dohlížejí na služby všech externích dodavatelů a odborníků, včetně plánovačů akcí.
Jak funguje event management
Mezi konkrétní povinnosti event manažera může patřit např:
- Výběr a rezervace prostor
- Koordinace externích dodavatelů
- Zajišťování řečníků nebo zábavy
- Zajišťování dopravy a parkování
- Získávání potřebných povolení a příslušného pojištění
- Soulad s předpisy. s hygienickými a bezpečnostními normami
- Vypracování krizových plánů
- Řízení krizí a situací na akci
- Vypracování bezpečnostního plánu
- Monitorování akce
Tento výčet není v žádném případě úplný. V závislosti na rozsahu akce a dalších najatých odbornících se mohou pracovní povinnosti lišit. V podstatě je manažer akce zodpovědný za koordinaci veškeré logistiky potřebné pro danou akci.
Úloha služeb event managementu
Firmy event managementu jsou často najímány pro plánování a realizaci rozsáhlých firemních setkání a speciálních akcí. Zatímco svatby a koncerty jsou běžnými událostmi pro profesionály v oblasti event managementu, sportovní akce, srazy a velké večírky jsou také příležitostmi, při kterých lze využít služeb event managementu.
Státní subjekty, neziskové organizace, sdružení a korporace využívají společnosti zabývající se event managementem ke koordinaci důležitých akcí a setkání. Funkci event managementu lze často nalézt v rámci firemního marketingového oddělení nebo oddělení pro styk s veřejností nebo jako součást jejich personálního zajištění speciálních akcí.
Dovednosti pro úspěch
Stejně jako u většiny funkcí plánování akcí vyžaduje event management pro úspěch vynikající organizační schopnosti. Schopnost zvládat více úkolů najednou a žonglovat s mnoha pohyblivými částmi je nezbytná a spolu s touto špičkovou organizací přichází i potřeba efektivní práce s časem.
K úspěšnému průběhu akce vede schopnost stanovit si priority a držet se svých úkolů. Řízení akcí vyžaduje dotáhnout vizi akce až do konce, což vyžaduje vytrvalost, kreativitu a flexibilitu.
Protože řízení projektů je klíčovým prvkem a zahrnuje nejen řízení funkcí, ale i týmů lidí, jsou důležité také interpersonální dovednosti. Součástí práce je interakce s jednotlivci na všech úrovních organizace, takže příjemné vystupování, reprezentativní vystupování a dobrá komunikace budou mít velký vliv na rozvoj těchto vztahů.
Event management vs. Event planning
Ačkoli spolu velmi úzce souvisí, event management a event planning plní dvě různé funkce. Zjednodušeně řečeno, plánovači akcí vytvářejí vizi a mnoho předběžných plánů akce, zatímco manažeři realizují detaily před akcí a v jejím průběhu.
Přesto mohou manažeři akcí také plánovat některé aspekty akcí a plánovači akcí mohou řídit některé složky procesu plánování akcí. Oba pracují vedle sebe a jejich povinnosti se mohou překrývat. Mnoho jednotlivců může plnit obě role, zejména pokud provozují vlastní podnik nebo pracují v malé společnosti zabývající se plánováním akcí. Přesto se vzdělání a dovednosti potřebné pro každou pozici poněkud liší.
Níže uvádíme několik příkladů některých klíčových rozdílů:
| Manažeři akcí | Plánovači akcí |
|---|---|
| Rezervace místa konání akce | Výběr tématu a konceptu |
| Koordinace s dodavateli | Výběr místa konání |
| Nábor a řízení personálu | Plánování menu |
| Na-výroběřízení na místě během akce | Zajišťování zábavy nebo hostujících řečníků |
Klíčové poznatky
- Řízení akcí je dohled nad mnoha administrativními detaily akcí, jako jsou konference, festivaly nebo svatby.
- Manažer akce spolupracuje s personálem a dodavateli, aby zajistil, že akce proběhne podle plánu.
- Zatímco plánovači akcí obvykle pracují na celkové koncepci akce, manažeři akcí se zabývají detaily jejího provedení.
- Manažeři akcí musí být mimo jiné organizovaní, zkušení v jednání s lidmi a flexibilní.
.