13 zaručených metod, jak se stát lepším spisovatelem — Rychle

Komunikační dovednosti jsou důležitější než kdy jindy, ale co když vaše gramatika neodpovídá požadavkům?

Před padesáti lety byste šli ke stolu svého kolegy nebo zavolali do druhého patra, abyste se ho na něco zeptali. Nyní, ať už jsou vaši spolupracovníci ve vedlejší kóji nebo na druhém konci světa, je běžnou praxí poslat jim e-mail, rychlou zprávu nebo textovou zprávu.

Tento posun v základní komunikaci způsobil, že dovednosti psaní jsou rozhodující pro to, aby vám bylo nasloucháno.

Stále více zaměstnanců „pracuje s lidmi, které nikdy neviděli, a komunikuje s nimi převážně prostřednictvím e-mailu,“ uvedl pro CNBC Will Ellet, adjunkt psaní na Brandeis International Business School.

Bez ohledu na to, jakou formu má vaše písemná komunikace, musí být jasná a stručná. Nedorozumění může vést k nákladným chybám. Vzhledem k tomu, že průměrný profesionál denně odešle a přijme více než 100 e-mailů, nikdo nemá čas číst rozvláčné zprávy, které rychle nepřecházejí k věci.

Všichni bychom si mohli trochu osvěžit své dovednosti v oblasti obchodního psaní. A díky množství bezplatných kurzů a zdrojů na internetu můžeme zlepšit svou gramatiku a psaní z pohodlí židle u vlastního stolu – aniž bychom utratili jediný cent.

Pro začátek jsme pro vás připravili seznam tipů, jak rychle zlepšit své dovednosti písemné komunikace. Podívejte se na ně. (A pokud hledáte další, zde je vynikající seznam užitečných webových stránek a nástrojů, které se zabývají běžnými gramatickými otázkami a chybami.“

Vypracujte si každodenní návyk psaní.

Cvičení dělá mistra, proto si každý den vyhraďte jen 10 nebo 15 minut na volné psaní. Volné psaní je zdravý každodenní návyk, který vám umožní dostat své myšlenky na papír (nebo do počítače), aniž byste se museli starat o osnovy nebo korektury svých nápadů. Představte si to jako deník, ale zaměřte svůj každodenní zápis na osobní růst nebo na téma, ve kterém se chcete stát – nebo být považováni za – odborníka.

Když každý den dokončíte psaní, můžete pak použít nástroj, jako je Grammarly, který vám pomůže odhalit chyby a zapamatovat si je na další den.

Snažte se číst každý den.

Kromě každodenního psaní je pro rozšíření slovní zásoby a rozšíření repertoáru psaní zásadní také každodenní čtení.

Vybírejte si však četbu selektivně. Čtení obecně vám sice pomůže osvojit si nové úhly pohledu, ale obsah, který čtete, může mít největší vliv na to, co si z něj odnesete. Podle studie Floridské univerzity vás četba akademických časopisů a literární beletrie skutečně může učinit schopnými psát složitější projekty než četba jednoduchého, kurátorského nebo popkulturního webového obsahu.

Takže si k obědu přibalte román nebo prolistujte časopis. Dokonce i oborové blogy mohou být skvělým zdrojem kvalitního psaní (pokud to říkáme my sami).

Kapitalizujte, když máte.

Všimněte si, jak Floridská univerzita zveřejnila onu studii, na kterou odkazujeme v předchozím tipu. A všimněte si, jak se „University of Florida“ píše s velkým písmenem.

Může se zdát pedantské školit vás v základních gramatických pravidlech, ale ne vždy je jasné, co si zaslouží psát s velkým písmenem a co ne. Zde jsou dva typy písemností, které byste měli při psaní velkých písmen vždy pečlivě zkoumat:

• Vlastní jména. Pokud se jedná o oficiální název osoby, města, firmy, výrobku, knihy, publikace, země, kontinentu, názvu státní funkce nebo školy (pravděpodobně nám v tomto seznamu některé chybí), pište je s velkým písmenem. Tato slova odkazují na konkrétní osoby, místa nebo věci a měla by se psát s velkým písmenem, což to odráží.
• Velká písmena v názvu. Kdykoli budete dávat název novému příběhu, knize, článku nebo dokonce nové části článku, budete potřebovat velká písmena, abyste je odlišili. To znamená, že předměty e-mailů, titulky příspěvků na blogu a dokonce i názvy zpráv by měly být psány velkými písmeny. Podívejte se do knihy Associated Press Stylebook, kde najdete oblíbený způsob, jak to udělat.

Vyhněte se používání vykřičníků.

Často se na vykřičníky příliš spoléháme jako na berličku.

„Nechtějte po interpunkci, aby dělala práci za slovo,“ varuje Beth Dunn, hlavní spisovatelka a redaktorka v produktovém týmu společnosti HubSpot. „Rozmělňuje to vaše sdělení.“ Místo toho navrhuje pracovat na tom, aby naše slova přesněji vyjadřovala to, co chcete říct. Když máte pochybnosti, zda použít vykřičník, podívejte se do tohoto schématu.

Vždy myslete na své publikum.

Se spolupracovníky a kolegy můžete být neformální, ale při komunikaci s vedením nebo klienty je dobré psát s použitím formálnější gramatiky.

Mějte na paměti, že „formální“ nemusí nutně znamenat strojený nebo staromódní. Spíše to vyžaduje, abyste úsporně používali spojky („je“ místo „je“), pečlivě vybírali slova na pozdrav („ahoj“ a „ahoj“ jsou formálnější než „hej“) a rozumně volili humor.

Je mnohem těžší předat tón formou slov než osobně – výše popsané typy formálnosti jsou způsoby, jak to můžete kompenzovat a zajistit, aby se vaše publikum necítilo znevážené.

Omezte výplňové fráze a módní slova.

Obtížné fráze jako „vzhledem k tomu, že“ byste měli vyměnit za jejich jednodušší a přímočařejší synonyma. (V tomto případě postačí „protože“.)

Některá módní slova mohou být módní, ale to nutně neznamená, že jsou účinná při jasném sdělování myšlenek. Odstraňte je z obchodní komunikace, pokud si nejste jisti, že všichni přesně chápou, co znamená „synergie“.

Přihlaste se do bezplatného online kurzu psaní.

Budete překvapeni, co všechno se můžete naučit z bezplatného online kurzu psaní. Masově otevřených online kurzů (MOOC) jen přibývá a můžete najít bezplatné kurzy nabízené společnostmi Coursera, Udemy a edX i univerzitami, jako jsou Harvard, Stanford a MIT.

Používejte šablony pro psaní.

Šablony vám mohou ušetřit spoustu času a úsilí. Pokud musíte pravidelně rozesílat podobné dopisy nebo upomínky, vytvořte si šablonu s přizpůsobitelnými poli. Vždy můžete komunikaci přizpůsobit jednou nebo dvěma větami.

Zde je 78 bezplatných šablon pro tvorbu obsahu elektronických knih, tiskových zpráv, SlideShares, infografik a dalších, které vám pomohou začít.

Ujistěte se, že lidi oslovujete správně.

Předejděte tomu, abyste někoho omylem urazili, trojí kontrolou jmen, pohlaví, osobních zájmen a titulů.

Dustin Wax ze serveru Lifehack píše: „Pokud si nejste jisti pravopisem něčího jména, jeho pracovním titulem (a jeho významem) nebo jeho pohlavím, buď a) se poraďte s někým, kdo to ví (například s jeho asistentem), nebo b) v případě pohlaví používejte genderově neutrální jazyk.“

Nastudujte si běžně nesprávně používaná slova a slovní spojení.

A nikdy je nespleťte.

Je to „peek“, „peak“ nebo „pique“? Které z nich je správně: „kdo dřív přijde, ten dřív mele“, nebo „kdo dřív mele, ten dřív mele“? Existuje spousta často nesprávně používaných slov a frází, které byste měli znát.

Jaký je například rozdíl mezi „že“ a „který“? Stručně řečeno, „že“ zavádí podstatnou informaci, tedy to, co by z vaší věty udělalo nesmysl, kdybyste ho vynechali. Za to se čárka nedělá. Naproti tomu „který“ zavádí nepodstatnou informaci a před ním se čárka píše. (Podrobné vysvětlení najdete v tomto příspěvku od Grammar Girl.)

Když máte pochybnosti, rychle si je vyhledejte na Googlu. Vyplatí se to.

Vypusťte ze slovníku slovo „very“.

Florence Kingová kdysi napsala: „‚Very‘ je nejzbytečnější slovo v anglickém jazyce a vždycky může vyjít. Více než zbytečné je zrádné, protože vždy oslabuje to, co má posílit.“

Byli byste překvapeni, jaký rozdíl ve vašem psaní udělá odstranění slova „very“. Zde je několik příkladů:

• Software vytvořila velmi zapálená skupina inženýrů.
• Jsem velmi nadšený, že můžeme začít pracovat na našem dalším projektu.
• Údaje, které marketingový tým obdržel, velmi vypovídaly o návštěvnosti webových stránek za poslední měsíc.

Ve všech třech výše uvedených větách slovo „velmi“ oslabuje sílu slova, které následuje za ním. Nyní si každou větu přečtěte bez slova „velmi“. Nezní mnohem lépe?“

Chcete-li, aby váš text promlouval k posluchačům, nepřidávejte „velmi“ – přidejte lepší přídavné jméno. Jakmile k němu připojíte „velmi“, dáváte přídavnému jménu stupeň, který nepotřebuje.

Přečtěte si svůj písemný projev nahlas.

Než odešlete cokoli důležitého, rychle si to přečtěte nahlas. Může se to zdát trochu zvláštní, ale hlasité čtení je jedním z nejúčinnějších způsobů, jak zachytit překlepy, gramatické chyby a neobratné formulace.

Požádejte své kolegy o zpětnou vazbu.

To je možná nejdůležitější tip ze všech, jak se stát lepším spisovatelem. Pokud si svůj vlastní text přečtete dostatečně často, stane se z něj najednou jen zeď slov, která vám hraje v hlavě bez skutečného významu. Nejlepší způsob, jak zjistit, jak vaše psaní zapůsobí na uši čtenářů, je dát ho přečíst někomu jinému.

Dáte-li svým vrstevníkům a kolegům, aby vám poskytli zpětnou vazbu k vašemu psaní, získáte přehled o tom, jak vaše myšlenky vnímají ostatní lidé – kteří mají každý jiné zkušenosti a způsoby interpretace věcí. Například odstavec, který jste považovali za křišťálově jasný, může vašeho přímého spolupracovníka zcela zmást. Čím častěji budete tuto kritiku přijímat, tím více budete schopni posílit svůj hlas a ztotožnit se s publikem.

Tyto tipy pro samostudium vám pomohou v krátké době zlepšit vaše psaní a komunikační dovednosti.

Původně publikováno 2. 10. 2018 20:08:00, aktualizováno 3. 10. 2018

Písemné dovednosti