10 kroků pro úspěšnou organizaci rodinného setkání

Ať už očekáváte tucet bratranců a sestřenic, nebo několik set příbuzných, naplánovat smysluplné, nezapomenutelné a zábavné rodinné setkání je náročné. Vyžaduje to čas, organizační schopnosti a smysl pro humor. Těchto 10 kroků vám pomůže zajistit úspěch srazu – a udržet si zdravý rozum.

Vytvořte si plán.

Začněte výběrem data a místa. Profesionální plánovač Bill Gunkel ze společnosti Reunions Unlimited doporučuje začít plánovat alespoň 12 měsíců dopředu. Nejlepším prvním krokem je podle něj rozeslání dotazníků členům rodiny, aby se vyjádřili k tomu, kdy, kde a co chtějí.

Sestavte výbor a vyberte tři možné termíny a místa. Rozeslat dotazníky a požádat rodinné příslušníky, aby seřadili jednotlivé možnosti. I když nemůžete vyhovět potřebám všech, průzkum je nejlepším nástrojem, jak zjistit, co vyhovuje většině příbuzných.

Přijměte a pověřte.

Žádná osoba nemůže zvládnout všechny aspekty rodinného setkání. Obklopte se schopnými a nadšenými členy výboru. Jako předseda budete dohlížet na průběh akce, zajišťovat komunikaci mezi výbory, koordinovat dobrovolníky – a občas si zahrajete na mírotvorce.

Pro malé akce s 20 nebo 30 lidmi budete potřebovat jen několik dobrovolníků. Velké akce vyžadují více dobrovolníků a výborů.

Práce na srazu

• Finanční ředitel: stará se o kontrolní účet srazu, udržuje rozpočet, provádí nákupy
• Spojka pro ubytování: vyhledává ubytování a vyjednává skupinové slevy
• Vedoucí stravování: spolupracuje s dodavatelem jídla nebo se stará o pohoštění
• Korespondent: komunikuje s rodinnými příslušníky
• Vedoucí zábavy: organizuje aktivity pro různé věkové kategorie
• Referent pro rezervace: sleduje, kdo přijde
• Obstarávání upomínkových předmětů: shromažďuje upomínkové předměty k vystavení
• Uvítací výbor: vyrábí jmenovky, programy a značení; obsluhuje registraci; pomáhá lidem při seznamování

Vytvoří řídicí centrum.

Sraz vytváří papírování: I s podvýbory potřebuje předseda srazu kopie relevantních informací, jako jsou smlouvy s dodavateli jídla, aktualizované informace o registraci a podrobnosti o ubytování.

Vše můžete mít v jednoduché složce nebo můžete chtít samostatné složky pro každý výbor v kartotéce. Mějte své záznamy uspořádané – budete se k nim často vracet

Sestavte si rozpočet.

Náklady mohou být velkým faktorem účasti, říká Katy Andersonová, majitelka společnosti Reunion Masters v kalifornském San Jose. „Udržujte náklady na nízké úrovni nebo se snažte dát rodině dostatek času na přípravu rozpočtu.“ Doporučuje 12 až 18 měsíců.

V první komunikaci o srazu uveďte představu o ceně. U dražších setkání, jako jsou například plavby, Andersonová navrhuje nabídnout možnost měsíčních plateb.

V následné aktualizaci požádat každou rodinu, aby přispěla stanovenou částkou počátečního kapitálu, je dobrý způsob, jak kompenzovat počáteční náklady. Získejte více těsta na fundraisingové projekty a zahrňte finanční aktualizace do mailů.

Připravte si záložní plán.

Pokud se sraz bude konat venku, rezervujte si pavilon, který pojme všechny účastníky pro případ neočekávaného počasí. Přibalte několik stolních her nebo řemesel, kterým se děti mohou věnovat uvnitř.

Zveřejněte informace.

Zasílejte pozvánky co nejdříve. Pokud je chcete poslat poštou, můžete zvolit jednoduchý leták, kartičku nebo pohlednici nebo propracovaný rodinný zpravodaj. Ekologickou variantou je pozvánka doručená e-mailem z Evite nebo Punchbowl.

Mezitím přejděte na internet, abyste předali informace a podnítili zájem. Můžete vytvořit soukromou stránku události na Facebooku a pozvat lidi, aby se k ní připojili, nebo pověřit někoho, kdo bude mít na starosti čas od času zasílat jednoduché aktualizace e-mailem. Dalším nápadem je využít jako centrum zpráv webové stránky zaměřené na rodinu, například Geni.

Zapojte do komunikace rodinné zajímavosti! Vyzvěte příbuzné k zasílání příběhů, nápadů a aktualizací pro rozesílky. Toto zapojení často vede k lepší návštěvnosti.

Nabídněte něco pro každého.

Nabídněte řadu aktivit, abyste vyhověli různým věkovým kategoriím a zájmům. Můžete také uspořádat nepovinné výlety, jako je golf, výlety do obchodního centra nebo exkurze na historické památky.

Pro děti se snažte o kombinaci venkovních a vnitřních aktivit. Teenageři mohou organizovat hry mladších dětí.

Začněte s razancí.

Linda Johnson Hoffmanová, autorka knihy The Reunion Planner (Goodman Lauren Publishing), navrhuje k zahájení srazu ledoborce. „Zapojení všech zúčastněných hned po příchodu je zásadní pro nastavení správného tónu,“ říká.

Činnosti na prolomení ledů

• Uvítací výbor přivítá příchozí hosty.
• Vytvořte prázdný rodokmen a nechte každého člena vyplnit jeho údaje.
• Připravte program činností, aby nikdo nezůstal stranou.
• Vytvořte uvítací bannery
• Rozdávejte při registraci dárky zdarma, například propisky s potiskem nebo zápisníky

Sdílejte příběh své rodiny.

Nezáleží na tom, jak rozdílní jsou vaši příbuzní, dědictví vaší rodiny je jedna věc, kterou máte všichni společnou. Oslavte ho rozložením starých fotografií a vzpomínkových předmětů. Zařaďte jídlo, hudbu a dekorace z vlasti vašich předků.

Využijte příležitosti k vytvoření rodinného fotoalba (každý přinese fotografie a vytvoří stránku), knihy rodinných příběhů, videa se záběry ze srazu nebo knihy rodinných receptů.

Udržujte tempo.

Po srazu si naplánujte, že budete v kontaktu až do dalšího srazu. K tomu se skvěle hodí rodinné zpravodaje a webové stránky. Najměte dobrovolníky pro rozesílání zpravodaje, vytvořte a sledujte stránku na Geni nebo Facebooku nebo vytvořte krásné webové stránky o rodinné historii (můžeme vám ukázat, jak na to)!

Související čtení

Verze tohoto článku vyšla v dubnovém čísle časopisu Family Tree Magazine v roce 2001.

.